Käteiskassan hallinta
Käteiskassa pysyy hallinnassa, kun vaihtokassa, kassasta maksetut kulut, laskenta ja erot dokumentoidaan samalla tavalla joka päivä.
Käteiskassan hallinta tarkoittaa muutakin kuin sitä, että kassalaatikossa on rahaa. Yrityksen pitää tietää, paljonko vaihtokassaa kuuluu olla, kuka vastaa laskennasta, milloin käteistä viedään pankkiin ja miten kassavajeet tai ylijäämät selitetään.
Hyvä kontrolli on lyhyt ja toistettava. Sen pitää toimia myös silloin, kun vakituinen vastuuhenkilö on poissa tai myyntipäivä on ollut kiireinen.
Mitä pitää olla selvästi sovittu?
Käteiskassan säännöt kannattaa kirjoittaa niin konkreettisesti, että uusi työntekijä ymmärtää ne ilman erillistä tulkintaa.
- vaihtokassan normaali määrä
- kuka saa käyttää ja laskea kassaa
- milloin kassa lasketaan
- miten kassasta maksetut kulut hyväksytään
- milloin käteinen talletetaan pankkiin
- miten erot dokumentoidaan ja kuka ne hyväksyy
Esimerkki vaihtokassasta
Myymälässä on sovittu 200 euron vaihtokassa. Päivän käteismyynti on 360 euroa, ja päivän aikana kassasta maksetaan 18 euron pieni tarvikeosto, josta on kuitti. Päivän lopussa kassassa pitäisi olla 542 euroa: alkuperäinen vaihtokassa, päivän käteismyynti ja vähennetty kassasta maksettu kulu.
Jos kassasta löytyy 537 euroa, erotus on viisi euroa. Se ei saa jäädä pelkäksi muistiinpanoksi “kassa ei täsmää”. Parempi selitys kertoo päivämäärän, vuoron, summan, mahdollisen syyn ja sen, kirjataanko ero kassavajeeksi vai selvitetäänkö sitä lisää.
Missä virheitä syntyy?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Vaihtokassa | pohjakassan määrä muuttuu ilman päätöstä |
| Kassasta maksetut kulut | kuitti puuttuu tai hyväksyntä jää epäselväksi |
| Vastuu | kassa vaihtaa käyttäjää ilman laskentaa |
| Pankkitalletus | käteinen poistuu kassasta, mutta pankkitapahtuma ei täsmää |
| Erot | vanhat erot jäävät auki, koska vastuuta ei ole sovittu |
Käytännön toimintamalli
- Määritä vaihtokassan määrä ja pidä se erillään päivän myynnistä.
- Laske kassa aina vuoron tai päivän lopussa.
- Säilytä kassasta maksettujen kulujen kuitit oppaan tositteet ja kuitit kirjanpidossa mukaisesti.
- Täsmäytä päivän myynti oppaan päiväkassan ja korttimaksujen täsmäytys avulla.
- Kun käteinen talletetaan pankkiin, yhdistä tapahtuma pankkitilin täsmäytykseen pienyrityksessä .
- Käy avoimet erot läpi osana kuukausisulkua pienyritykselle .
Milloin käteiskassa kannattaa vähentää?
Jos käteistä käytetään harvoin, iso vaihtokassa voi lisätä turhaa riskiä. Silloin kannattaa arvioida, riittääkö pienempi pohjakassa tai voiko osa maksuista ohjata kortille tai laskulle. Päätös ei ole vain käytännön asia: se vaikuttaa myös siihen, kuinka paljon kirjanpidossa pitää ylläpitää käteisen seurantaa.
Käteiskassan hallinta liittyy suoraan oppaaseen kassa ja käteismyynti kirjanpidossa , jossa käsitellään koko käteismyynnin kirjausketju.
Yhteenveto
Käteiskassa toimii, kun pohjakassa, vastuu, laskenta ja dokumentointi pysyvät samoina päivästä toiseen. Mitä selkeämpi rutiini on, sitä vähemmän kassa aiheuttaa yllätyksiä kirjanpidossa.