Päiväkassan ja korttimaksujen täsmäytys
Päivittäinen täsmäytys yhdistää kassaraportin, fyysisen käteisen, korttimaksut ja pankkitilitykset samaan kontrolliin.
Säännöllinen päiväkassan ja korttimaksujen täsmäytys antaa nopean näkyvyyden siihen, onko päivän myynti kirjattu oikealle määrälle ja oikeille maksutavoille. Suomalaiselle pienyritykselle paras hetki tarkistaa erot on yleensä sama päivä, kun myynti on vielä muistissa.
Täsmäytyksessä ei etsitä vain sitä, että loppusumma näyttää oikealta. Tavoitteena on erottaa käteinen, korttimaksut, lahjakortit, palautukset, kassasta maksetut kulut ja pankkiin myöhemmin tulevat tilitykset toisistaan.
Mitä kannattaa varmistaa joka päivä?
Hyvä päiväkontrolli alkaa kassajärjestelmän raportista. Sen jälkeen lasketaan fyysinen käteinen, verrataan korttimaksut maksupäätteen tai palveluntarjoajan raporttiin ja kirjataan erot lyhyesti.
| Tarkistus | Kysymys |
|---|---|
| Myyntiraportti | vastaako päivän myynti suljettua kassapäivää? |
| Käteinen | täsmääkö laskettu raha odotettuun kassasaldoon? |
| Korttimaksut | täsmääkö korttiraportti kassajärjestelmään? |
| Palautukset | näkyvätkö hyvitykset ja mitätöinnit erikseen? |
| Selitykset | onko jokaiselle erolle lyhyt syy tai jatkotoimi? |
Esimerkki: pieni ero kassassa
Päiväraportti näyttää 420 euroa käteismyyntiä. Kassassa pitäisi olla aamun vaihtokassa mukaan lukien 520 euroa, mutta rahaa löytyy 515 euroa. Viiden euron ero ei välttämättä ole vakava, mutta se pitää kirjata heti: oliko vaihtorahassa virhe, unohtuiko kuitti vai onko kyse todellisesta kassavajeesta?
Kun selitys kirjataan samana päivänä, ero on hallittu. Jos sama ero huomataan vasta kuukauden lopussa, kukaan ei enää muista mitä tapahtui.
Missä virheitä syntyy?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Kassa | fyysinen rahamäärä ei vastaa myyntiraporttia |
| Kortit | tilitykset eivät kohdistu oikeaan myyntipäivään |
| Palautukset | hyvitys pienentää tilitystä, mutta syy puuttuu |
| Kulut | kassasta maksettu erä jää ilman kuittia |
| Dokumentointi | päiväkohtaiset selitykset puuttuvat myöhemmästä tarkastuksesta |
Toimiva työtapa
- Rakenna päivärutiini oppaan kassa ja käteismyynti kirjanpidossa periaatteiden varaan.
- Sulje kassapäivä ja tallenna päivän raportti.
- Laske käteinen ja dokumentoi kassavajeet tai kassaylijäämät.
- Vertaa korttimaksut korttipalvelun raporttiin ja seuraa tilityksiä oppaan korttimaksujen tilitykset kirjanpidossa avulla.
- Yhdistä pankkiin tulevat tilitykset pankkitilin täsmäytykseen pienyrityksessä .
- Säilytä päivän kuitit ja muistiinpanot osana tositteita ja kuitteja kirjanpidossa .
Mitä kirjataan poikkeamasta?
Poikkeamasta riittää usein lyhyt, mutta hyödyllinen selitys: päivämäärä, summa, maksutapa, vastuuhenkilö, todennäköinen syy ja mahdollinen korjaus. Kun tiedot ovat vakiomuodossa, samaa eroa ei selvitetä uudelleen kuukauden lopussa.
Toistuvat erot kannattaa nostaa kuukausisulkuun pienyritykselle . Jos sama maksupääte, kassavuoro tai tuoteryhmä aiheuttaa poikkeamia, ongelma on todennäköisesti prosessissa eikä yksittäisessä päivässä.
Yhteenveto
Mitä nopeammin kassa ja kortit täsmäytetään, sitä helpompi erot on selittää. Päivittäinen rytmi vähentää painetta kuukausisulussa ja tekee kirjanpidosta luotettavamman.