OmaVero: toimiminen toisen puolesta

OmaVero on Verohallinnon sähköinen palvelu, jossa yritys hoitaa kaikki verotusasiat — ALV-ilmoitukset, ennakkoverot, tuloverot ja palkanlaskennan ilmoitukset. Kun yrityksen kirjanpidon hoitaa ulkopuolinen kirjanpitäjä tai tilitoimisto, asiointi toisen puolesta edellyttää Suomi.fi-valtuutusta. Ilman valtuutusta kirjanpitäjä ei pääse käsiksi asiakkaan veroasioihin, eikä ilmoituksia voi tehdä määräaikaan mennessä.

Tämä on tilitoimistolle ja yrittäjälle keskeinen prosessi, joka kannattaa hoitaa heti yhteistyön alussa. Asiointi toisen puolesta on yksi osa laajempaa kirjanpidon automaatiota ja digitalisaatiota, jossa sähköiset rajapinnat vähentävät käsityötä ja virheitä.

Mihin valtuutusta tarvitaan?

Pääsääntö on, että kaikki ilmoittaminen ja tietojen katselu toisen yrityksen puolesta vaatii valtuutuksen. Pelkkä veron maksaminen onnistuu ilman valtuutusta, koska se tapahtuu pankkisiirtona viitenumerolla.

Säännöt ja ohjeet löytyvät viranomaisilta: Suomi.fi , Verohallinto ja Digi- ja väestötietovirasto .

Suomi.fi-valtuutus

Yritys (asiakas) myöntää valtuutuksen kirjanpitäjälle Suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Vaiheet ovat:

1. kirjautuminen Suomi.fi-valtuuksiin asiakasyrityksen nimissä (toimitusjohtaja tai prokuristi, jolla on nimenkirjoitusoikeus)
2. valitaan valtuutusasia, esimerkiksi “Veroasioiden hoito”
3. lisätään valtuutetun nimi tai Y-tunnus (henkilö tai tilitoimisto)
4. valitaan voimassaoloaika
5. allekirjoitetaan vahvalla tunnistautumisella (pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti)

Kirjautuminen ja allekirjoitus edellyttävät aina vahvaa sähköistä tunnistautumista — Suomessa tähän käytetään pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai Digi- ja väestötietoviraston varmennekorttia.

Yleisimmät valtuutusasiat

• Veroasioiden hoito — kattaa OmaVeron toiminnot
• Palkanmaksuasioiden hoito — Tulorekisteri
• Yritystoiminnan tilinpäätöstietojen toimittaminen — PRH:hon
• Yrityksen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatiminen — sisäisesti
• Yhtiöoikeudelliset toimenpiteet — kaupparekisteri-ilmoitukset

Useimmissa tilitoimistosuhteissa riittää “Veroasioiden hoito” ja erikseen “Palkanmaksuasioiden hoito”, jos asiakkaalla on palkkoja.

Käytännön vaiheet kirjanpitäjälle

1. anna asiakkaalle ohje Suomi.fi-valtuuksien myöntämiseen
2. tarkista valtuutuksen voimassaolo
3. kirjaudu OmaVeroon omalla vahvalla tunnistautumisella
4. valitse “Asioi yrityksen puolesta”
5. valitse asiakasyritys listalta

Kun valtuutus on kunnossa, asiakas näkyy automaattisesti listalla, eikä erillistä hyväksyntää tarvita jokaiselle ilmoitukselle. Tämä sopii hyvin yhteen palkkahallinnon automaation kanssa, jossa palkkailmoitukset siirtyvät ohjelmasta suoraan eteenpäin.

Roolit ja oikeudet

OmaVerossa on eri rooleja, jotka määräävät kuka voi tehdä mitäkin:

• Verohallinnon yhteyshenkilö — täydet oikeudet
• Pääkäyttäjä — voi lisätä muita käyttäjiä
• Verolajien käsittelijä — voi tehdä yksittäisiä ilmoituksia

Tilitoimisto saa yleensä laajimmat oikeudet asiakkaan puolesta, jotta kaikki ilmoittaminen ja korjaaminen onnistuu sujuvasti.

Tulorekisteri — erillinen valtuutus

Tulorekisteri vaatii oman valtuutuksen Suomi.fi:ssä. Käytännössä:

• “Palkanmaksuasioiden hoito” -asia myönnetään erikseen
• kyseessä on eri rooli kuin verotuksessa
• valtuutus annetaan usein samalle henkilölle, mutta se vaatii erillisen myöntämisen

Tämä on tyypillinen sudenkuoppa: veroasioiden valtuutus on kunnossa, mutta palkkailmoitukset eivät onnistu, koska Tulorekisterin valtuutus puuttuu.

Vanhentuminen ja uusinta

• valtuutuksella on aina voimassaoloaika, jonka asiakas valitsee myöntäessään valtuutuksen
• vanhenemista on tarkkailtava etukäteen
• vanhentumisen jälkeen kirjanpitäjä menettää pääsyn → ilmoitukset jäävät tekemättä ja myöhästyvät

Kannattaa pitää listaa asiakkaiden valtuutusten voimassaoloista ja uusia ne hyvissä ajoin ennen umpeutumista.

Asiakkaan vaihtuessa

Kun asiakkuus päättyy:

• asiakas peruuttaa valtuutuksen Suomi.fi:ssä
• kirjanpitäjä tarkistaa, ettei jää avoimia vastuita tai ilmoituksia
• arkistoidaan toimitetut ilmoitukset, ks. kirjanpitolaki

Kirjanpidon yhdistäminen OmaVeroon

Useat suomalaiset kirjanpito-ohjelmat lähettävät ALV-ilmoitukset suoraan rajapinnan kautta OmaVeroon. Tällöin kirjanpitäjä:

• ei tarvitse erillistä OmaVero-kirjautumista jokaiselle ilmoitukselle
• näkee ilmoitusten statuksen suoraan ohjelmassaan
• tarvitsee silti Suomi.fi-valtuutuksen pohjalle

Rajapinnan hyödyntäminen on osa kirjanpidon automaatiota, joka vähentää käsityötä ja virheitä. Jos vertailet eri ratkaisuja, lue kirjanpito-ohjelman valinnasta ja ALV-ilmoitusjakson valinnasta . Lisää aiheita löydät myös kirjanpito-oppaista .

Tyypillisiä virheitä

• valtuutus puuttuu → ilmoituksia ei voi tehdä
• valtuutus vanhenee huomaamatta → pääsy katkeaa kesken kuukauden
• Tulorekisterin valtuutus jää ilman omaa myöntämistään
• asiakkaan vaihtuessa valtuutusta ei peruta

Lopetus

OmaVero ja Suomi.fi-valtuutukset ovat tilitoimiston työn perusta. Kun valtuutukset on hoidettu kerralla kuntoon ja niitä seurataan, asiointi asiakkaan puolesta sujuu ilman katkoksia. Lue myös OmaVero-opas yritykselle ja Tulorekisteri . Katso hinnat