Hyvityslasku ja laskukorjaukset

Hyvityslasku on lasku, jolla peruutetaan tai oikaistaan aiemmin lähetetty myyntilasku kokonaan tai osittain. Kun alkuperäinen lasku on jo kirjattu ja toimitettu asiakkaalle, sitä ei saa muuttaa jälkikäteen, vaan virhe korjataan uudella tositteella. Tämä pitää kirjausketjun ehjänä ja varmistaa, että sekä myyjän että ostajan kirjanpito ja ALV täsmäävät.

Hyvityslasku on tavallinen osa arkea jokaisessa yrityksessä, joten kannattaa opetella tekemään se kerralla oikein. Näin vältät turhat selvittelyt ja virheelliset ALV-ilmoitukset Verohallinnolle.

Milloin hyvityslasku tarvitaan?

Hyvityslasku laaditaan aina, kun jo lähetettyä laskua pitää oikaista. Tyypillisiä tilanteita ovat:

laskussa on väärä summa, hinta tai ALV-kanta
asiakkaalle on laskutettu tuote tai palvelu, jota ei toimitettu
asiakas palauttaa tavaran tai osan tilauksesta
on sovittu hyvityksestä, alennuksesta tai reklamaatiosta jälkikäteen
lasku on lähetetty kahteen kertaan tai väärälle asiakkaalle

Jos virhe huomataan ennen kuin lasku on lähetetty asiakkaalle, riittää usein pelkkä korjaus alkuperäiseen laskuun. Hyvityslasku tarvitaan vasta, kun lasku on jo toimitettu ja kirjattu.

Hyvityslaskun pakolliset tiedot

Hyvityslasku on arvonlisäverolain mukainen tosite, joten siinä on oltava samat pakolliset tiedot kuin tavallisessa myyntilaskussa. Käytännössä se on alkuperäisen laskun “peilikuva”, jossa summat ovat negatiivisia.

Tieto	Huomioitavaa
Laskun päivämäärä ja numero	Oma juokseva numero, ei sama kuin alkuperäisessä
Myyjän ja ostajan tiedot	Nimi, osoite ja Y-tunnus kuten alkuperäisessä
Viittaus alkuperäiseen laskuun	Alkuperäisen laskun numero ja päivämäärä
Hyvitettävät rivit	Tuote tai palvelu, määrä ja yksikköhinta
ALV-kanta ja ALV:n määrä	Sama kanta kuin alkuperäisellä laskulla
Summat negatiivisina	Veroton, ALV ja loppusumma miinusmerkkisinä

Samat säännöt löytyvät tarkemmin oppaasta laskun pakolliset tiedot , ja itse laskun rakentamiseen kannattaa katsoa myös myyntilaskun tekeminen .

Viittaus alkuperäiseen laskuun

Tärkein hyvityslaskun yksittäinen tieto on viittaus alkuperäiseen laskuun. Ilman sitä ei voida todentaa, mitä laskua oikaistaan, eikä kirjausketju pysy aukottomana.

Merkitse hyvityslaskuun selkeästi:

alkuperäisen laskun numero
alkuperäisen laskun päivämäärä
lyhyt syy hyvitykselle, esimerkiksi “tavaran palautus” tai “virheellinen hinta”

Hyvä käytäntö on myös merkitä alkuperäiselle laskulle tieto siitä, että se on hyvitetty. Näin myynnin tila pysyy selvänä sekä laskutuksessa että kirjanpidossa.

ALV:n korjaus

Hyvityslasku oikaisee aina myös arvonlisäveron (ALV). Käytä samaa ALV-kantaa kuin alkuperäisellä laskulla, jotta korjaus kohdistuu oikein.

Vaikutus ALV-laskelmaan on seuraava:

alkuperäinen lasku on lisännyt myynnin ALV:n verovelkaan
hyvityslasku vähentää saman verran myynnin ALV:tä
nettomyynti ja tilitettävä ALV pienenevät hyvityksen verran

ALV oikaistaan yleensä sillä kaudella, jolla hyvityslasku on päivätty. Lopullinen vaikutus näkyy oma-aloitteisten verojen ilmoituksessa, joten tutustu myös oppaaseen ALV-ilmoitus ja maksaminen . Älä koskaan jätä ALV:tä pois hyvityslaskusta, jos se oli alkuperäisellä laskulla: muuten ilmoitus ja kirjanpito eivät täsmää.

Osittainen hyvitys

Kaikkea ei aina hyvitetä kerralla. Osittaisessa hyvityksessä oikaistaan vain osa alkuperäisestä laskusta, esimerkiksi yksi rivi tai sovittu alennus.

Osittaisessa hyvityksessä:

hyvitä vain ne rivit tai määrät, joista on sovittu
käytä jokaisella rivillä sen oikeaa ALV-kantaa
jätä muut rivit ennalleen, niitä ei toisteta hyvityslaskulla

Esimerkki: jos asiakas palauttaa kahdesta tuotteesta yhden, hyvityslaskulle merkitään vain palautetun tuotteen veroton hinta ja sitä vastaava ALV negatiivisena. Loppuosa alkuperäisestä laskusta jää voimaan ja maksettavaksi.

Kirjaaminen kirjanpidossa

Hyvityslasku kirjataan kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteella kuten myyntilasku, mutta vastakkaisin etumerkein. Käytännössä kirjaus peruu alkuperäisen myynnin kokonaan tai osittain.

Myyntitili: pienennä myyntiä hyvitettävällä verottomalla summalla.
ALV-velka: pienennä myynnin ALV:tä vastaavalla määrällä.
Myyntisaaminen tai pankki: pienennä saatavaa tai kirjaa palautus, jos asiakas on jo maksanut.

Käytä samoja tilejä kuin alkuperäisellä myynnillä, jotta raportit pysyvät vertailukelpoisina. Oikea tilien käyttö löytyy suomalaisesta tilikartasta . Liitä hyvityslasku ja viittaus alkuperäiseen laskuun samaan tositteeseen, jotta kirjausketju on todennettavissa kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Tyypilliset virheet

alkuperäistä laskua muutetaan jälkikäteen hyvityslaskun sijaan
hyvityslaskusta puuttuu viittaus alkuperäiseen laskuun
summia ei merkitä negatiivisina
käytetään väärää tai puuttuvaa ALV-kantaa
ALV oikaistaan väärällä kaudella
hyvitys kirjataan kuluksi myynnin oikaisun sijaan

Suurin osa näistä virheistä syntyy kiireessä. Selkeä rutiini ja huolellinen viittaus alkuperäiseen tositteeseen estävät ne tehokkaasti.

Muita hyödyllisiä oppaita

Nämä oppaat sopivat hyväksi jatkoksi: