Kassakirja ja käteismyynti suomalaisessa kirjanpidossa

Kassakirja ja käteismyynti vaativat erityistä huomiota kirjanpidossa, koska jokaisesta tapahtumasta ei synny pankkikirjausta. Suomalainen kirjanpitolaki edellyttää, että käteinen liikevaihto on jäljitettävissä myyntitapahtumasta pankkitalletukseen asti. Tämä aukoton ketju myynnistä kassan kautta pankkitilille on käteisrahan käsittelyn tärkein periaate, ja se erottaa luotettavan kassanhoidon hatarasta arvauksesta.

Pienelle yritykselle, jolla on fyysinen myyntipiste tai mobiilimaksu, tärkeintä on päivittäinen rutiini kassan tarkistukseen, dokumentointiin ja täsmäytykseen. Säännöllinen rytmi tekee kassanhoidosta yksinkertaista ja vähentää virheitä. Käteismyynti on osa laajempaa laskutuksen ja maksujen kokonaisuutta, jossa jokaisen myyntitapahtuman on jätettävä selkeä jälki kirjanpitoon.

Pääsäännöt

Käteistä käsittelevän yrityksen on huolehdittava muutamasta perusasiasta päivästä toiseen. Alla olevat säännöt muodostavat kassakirjan rungon.

Kassakirjan on oltava ajantasainen ja aukoton: jokainen tapahtuma kirjataan tapahtumahetkellä, ei jälkikäteen muistinvaraisesti. Tositteet säilytetään lakisääteisen ajan, jotta kirjaukset ovat tarkistettavissa myöhemmin.

Lue myös vero.fi:n ohjeet käteismyynnistä ja kirjanpitolaki finlex.fi:ssä .

Päivittäinen kassarutiini

Toimiva kassanhoito perustuu toistettavaan päivärutiiniin, joka käydään läpi samalla tavalla joka päivä:

1. Laske alkukassa päivän alussa.
2. Rekisteröi myynnit kassakoneella tai kassajärjestelmällä.
3. Merkitse mahdolliset menot kassasta (tositteet säilytetään).
4. Laske loppukassa ja päivän myynti.
5. Kirjaa myynti ja mahdollinen kassaero.

Kun käteismyynti kirjataan päivittäin, kuukauden lopun täsmäytys on vain tarkistus, ei salapoliisityötä. Jos yritys laatii asiakkailleen myös laskuja, kannattaa tutustua erikseen myyntilaskun tekemiseen vaihe vaiheelta ja varmistaa laskun pakolliset tiedot, jotta sekä käteis- että laskumyynti ovat saman ALV-erittelyn mukaisia.

Lue myös päiväkassan ja korttimaksujen täsmäytys .

Kassaerot

Pienet erot ovat normaaleja. Ne kirjataan erilliselle erotilille, ks. kassavajeet ja kassaylijäämät tilikartassa . Säännölliset isot erot vaativat tutkintaa:

• vääriä vaihtorahoja?
• tositteet menoista puuttuvat?
• varkaus tai sisäinen hävikki?

Toistuvat erot eivät ole satunnaisuutta vaan oire prosessin ongelmasta. Kun ero ylittää tavanomaisen sentin-parin heiton, syy kannattaa selvittää saman päivän aikana, kun tapahtumat ovat vielä muistissa.

Korttimaksut ja MobilePay

Suuri osa “käteismyynnistä” on tänä päivänä korttimaksuja ja mobiilimaksuja. Niillekin on tehtävä täsmäytys:

• pankkipäivän yhteenveto kassakoneesta tai maksupäätteeltä
• kohdistaminen pankkitilille saapuvaan tilitykseen 1–3 päivän viiveellä
• maksunvälittäjäkulujen erottelu, ks. maksunvälittäjä- ja verkkomaksukulut

Korttimaksuissa tärkeintä on muistaa, että myyntipäivä ja tilityspäivä eroavat: myynti syntyy heti, mutta raha saapuu tilille viiveellä. Välitilin käyttö pitää nämä erillään ja estää kahteen kertaan kirjaamisen.

Kassajärjestelmän vaatimukset

Tietyillä toimialoilla (mm. ravintolat, hotellit) omavalvontasuunnitelmaan liittyy yksityiskohtaisia kassavaatimuksia. Verohallinto voi suorittaa kassatarkastuksia. Tarkista oman alasi vaatimukset vero.fi:stä .

Kassajärjestelmän raportit kannattaa arkistoida samalla huolella kuin muutkin tositteet, sillä ne toimivat myynnin todisteena mahdollisessa tarkastuksessa.

Kirjanpitokäytäntö

• erillinen tili kassa tilikartassa
• päivittäinen myyntikirjaus
• välitili “rahaa matkalla pankkiin”
• säännöllinen käteiskassan hallinta

Jos käteismyyntiin liittyy myöhempiä korjauksia tai asiakkaalle palautettavia summia, käsittely tehdään saman periaatteen mukaan kuin hyvityslaskussa ja korjauksissa: alkuperäinen tapahtuma jää näkyviin ja oikaisu kirjataan erikseen, ei pyyhkimällä historiaa.

Tyypillisiä virheitä

• kassaa ei lasketa päivittäin
• menot kassasta ilman tositetta
• käteismyynti talletetaan yrittäjän henkilökohtaiselle tilille
• kassaerot piilotetaan myyntitilille

Näistä vakavin on käteisen sekoittaminen yrittäjän henkilökohtaisiin varoihin, koska se katkaisee jäljitettävyyden ketjun ja vaikeuttaa sekä kirjanpitoa että verotarkastusta.

Lopetus

Kassakirja ja käteismyynti vaativat kuria, ei monimutkaisuutta. Käytä säännöllistä rytmiä, omistettuja tilejä suomalaisessa tilikartassa ja kirjanpito-oppaitamme . Katso hinnat