Saatavien perinta: maksumuistutuksesta perintaan

Saatavien perinta tarkoittaa toimenpiteitä, joilla yritys kotiuttaa erääntyneet myyntisaamiset asiakkaalta, joka ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä. Perinta etenee porras kerrallaan: kohteliaasta maksumuistutuksesta kirjeperintään ja viimesijaisesti oikeudelliseen perintaan. Mitä aikaisemmin saatava otetaan käsittelyyn, sitä todennäköisemmin se saadaan perittyä ja sitä pienemmiksi kulut jäävät. Tässä oppaassa käydään läpi perinnän vaiheet, hyvä perintatapa sekä luottotappion kirjaaminen.

Miksi perinta kannattaa hoitaa ajoissa

Erääntynyt saatava ei parane odottamalla. Mitä vanhemmaksi saatava ehtii, sitä heikommin se yleensä kotiutuu: asiakkaan maksukyky voi heiketä ja muut velkojat ehtivät edelle. Aktiivinen perintä parantaa maksuvalmiutta ja vähentää luottotappioiden riskiä.

Ajoissa hoidettu perintä:

• nopeuttaa rahan kiertoa ja parantaa kassavirtaa
• pitää saatavakannan terveenä ja ennustettavana
• viestii asiakkaille, että maksuehtoja seurataan johdonmukaisesti
• pienentää perintäkuluja, koska saatava ei ehdi vanheta

Hyvä lähtökohta on selkeät maksuehdot ja viivastyskorko jo laskulla. Kun ehdot ovat kunnossa, perinnälle on vankka pohja.

Maksumuistutus

Perinta alkaa lähes aina maksumuistutuksella. Se on muistutus erääntyneestä laskusta, ja se kannattaa lähettää pian eräpäivän jälkeen. Muistutus voidaan toimittaa kirjeenä, sähköpostina tai laskutusjärjestelmän kautta.

Maksumuistutuksessa kerrotaan ainakin:

• alkuperäisen laskun numero, summa ja eräpäivä
• uusi maksuaika ja maksutiedot
• mahdollinen viivastyskorko ja muistutuskulu
• yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten

Muistutuksesta voidaan periä kohtuullinen muistutuskulu ja eräpäivästä alkava viivästyskorko. Kuluveloituksilla on lainsäädännössä määritellyt enimmäismäärät, joita on noudatettava. Usein jo ensimmäinen ystävällinen muistutus riittää, kun kyse on inhimillisestä unohduksesta.

Perintakirje ja kulut

Jos maksumuistutus ei tuota tulosta, seuraava vaihe on varsinainen perintakirje eli maksuvaatimus. Siinä vaaditaan saatavaa maksettavaksi määräajassa ja kerrotaan, mitä tapahtuu, jos maksua ei suoriteta. Maksuvaatimuksen voi laatia itse tai sen voi hoitaa ulkopuolinen perintätoimisto.

Tyypillinen perinnän etenemisjärjestys ja kulujen kertyminen:

Perintäkulujen on oltava kohtuullisia, ja kuluveloituksia rajoittaa laki. Yritysten välisessä perinnässä ja kuluttajaperinnässä on omat kattonsa, jotka kannattaa tarkistaa voimassa olevasta lainsäädännöstä ennen kulujen veloittamista.

Hyva perintatapa

Kaikessa perinnässä on noudatettava hyvää perintatapaa. Se tarkoittaa asiallista, kohtuullista ja velallista kunnioittavaa menettelyä. Hyvä perintatapa suojaa myös perijää, koska virheellinen tai aggressiivinen perintä voi johtaa kuluvastuuseen tai vahingonkorvaukseen.

Hyvän perintatavan perusperiaatteet:

• älä peri vanhentunutta tai aiheetonta saatavaa
• anna velalliselle riittävä maksuaika jokaisessa vaiheessa
• veloita vain kohtuullisia, lakiin perustuvia kuluja
• käsittele velallisen tietoja luottamuksellisesti
• suhtaudu asiallisesti maksusuunnitelmaa tai osamaksua koskeviin pyyntöihin

Jos velallinen kiistää saatavan perustellusti (riitautus), saatavaa ei saa siirtää tavanomaiseen perintään, vaan erimielisyys on selvitettävä ensin. Riitaisaa saatavaa ei viedä suoraan oikeudelliseen perintään ennen riidan ratkaisua.

Ulkopuolinen perintapalvelu

Moni yritys ulkoistaa perinnän tietyn vaiheen jälkeen perintatoimistolle. Ammattimainen toimija hoitaa maksuvaatimukset, neuvottelut ja tarvittaessa oikeudellisen perinnän puolestasi. Tämä säästää aikaa ja varmistaa, että menettely on hyvän perintätavan mukaista.

Ulkoistamisen etuja:

• asiantuntemus: prosessi ja kuluveloitukset ovat lainmukaisia
• tehokkuus: muistutukset ja vaatimukset lähtevät automaattisesti ajallaan
• asiakassuhde: yritys voi keskittyä myyntiin, kun perintä hoituu erikseen

Sopiva ulkoistamisen hetki riippuu saatavan koosta ja asiakassuhteesta. Pieniä, toistuvia saatavia kannattaa usein muistuttaa itse, kun taas suuremmat tai vanhentumassa olevat saatavat siirtyvät ammattilaiselle. Saatavakannan kokonaiskuvaa kannattaa seurata osana myyntisaamisten hallinta -kokonaisuutta.

Oikeudellinen perinta

Jos vapaaehtoinen perintä ei tuota tulosta, saatavasta voidaan hakea tuomio käräjäoikeudelta. Tuomio antaa ulosottoperusteen, jonka nojalla ulosottoviranomainen voi periä saatavan pakkokeinoin esimerkiksi velallisen palkasta tai omaisuudesta.

Oikeudellisen perinnän pääpiirteet:

1. velkoja toimittaa haastehakemuksen käräjäoikeudelle
2. tuomioistuin antaa tuomion, jos saatavaa ei kiistetä perustellusti
3. tuomio on ulosottoperuste, ja saatava voidaan siirtää ulosottoon
4. ulosotto perii saatavan velallisen varoista mahdollisuuksien mukaan

Oikeudellisesta perinnästä syntyy oikeudenkäyntikuluja, jotka voivat jäädä velkojan vahingoksi, jos velallinen on varaton. Siksi oikeudellinen perintä on järkevää suhteuttaa saatavan suuruuteen ja velallisen todennäköiseen maksukykyyn.

Luottotappion kirjaus

Kun on selvää, ettei saatavaa todennäköisesti saada perittyä, se kirjataan luottotappioksi. Luottotappio on kulukirjaus, joka pienentää myyntisaamisia ja tulosta. Kirjaus tehdään, kun saatavan kotiutuminen on perustellusti epätodennäköistä, esimerkiksi ulosoton tuloksettoman päättymisen tai velallisen maksukyvyttömyyden perusteella.

Pääperiaatteet:

• luottotappio kirjataan kirjanpitolain mukaisesti sille tilikaudelle, jolla menetys todetaan
• kirjaus perustuu tositteeseen ja arvioon saatavan kotiutumisesta
• jos saatava myöhemmin kotiutuu, aiemmin kirjattu tappio oikaistaan
• mahdolliset arvonlisäveron vaikutukset käsitellään erikseen Verohallinnon ohjeiden mukaan

Käytännön kirjausohjeita löydät oppaasta luottotappiot ja saatavien poistot .

Jatkolinkit

Saatavien perintä on osa laajempaa laskutuksen ja maksuvalvonnan kokonaisuutta. Kun laskut ovat kunnossa ja maksuja seurataan järjestelmällisesti, perintää tarvitaan harvemmin. Lisää aiheesta löydät laskutus ja maksut -oppaat -osiosta sekä koko kaytannon kirjanpito-oppaat -kokoelmasta.

Lue myos

• maksuehdot ja viivastyskorko
• luottotappiot ja saatavien poistot
• myyntisaamisten hallinta
• laskutus ja maksut -oppaat
• kaytannon kirjanpito-oppaat