Viitenumerot ja suoritusten kohdistus

Viitenumerot ja suoritusten kohdistus on käytännön kirjanpidon aihe, joka kannattaa ottaa hallintaan ennen kuin siitä tulee kuukauden sulun pysyvä pullonkaula. Tarve syntyy usein silloin, kun asiakkaiden maksut pitää yhdistää oikeisiin laskuihin nopeasti. Silloin sama tieto vaikuttaa laskutukseen, kirjanpitoon, raportointiin ja usein myös tilinpäätöksen aineistoon.

Suomalaisessa laskutuksessa keskeisiä tietoja ovat Y-tunnus, verkkolaskuosoite, viitenumero, IBAN, ALV-erittely ja laskun yksilöivä numero. Kun nämä ovat rakenteisina tietoina, reskontra ja kirjanpito pysyvät mukana ilman käsityötä. Laajempi tausta löytyy kokonaisuudesta Laskutus ja maksut . Jos aihe on osa isompaa järjestelmävalintaa tai rutiinin rakentamista, vertaa sitä myös oppaaseen myyntilaskun tekeminen .

Käytännön rajaus

Ensimmäinen työ on rajata, mitä Viitenumerot ja suoritusten kohdistus tarkoittaa juuri tässä yrityksessä. Sama otsikko voi tarkoittaa eri asioita palveluyrityksessä, verkkokaupassa, tilitoimistossa tai osakeyhtiössä, jolla on useita kustannuspaikkoja. Rajaus kannattaa kirjata niin, että sekä yrittäjä että kirjanpitäjä ymmärtävät, mikä kuuluu rutiiniin ja mikä on erillinen asiantuntijakysymys.

Hyvä rajaus vastaa kolmeen kysymykseen:

• mistä lähdeaineisto syntyy
• kuka tarkistaa ja hyväksyy sen
• millä raportilla lopputulos näkyy

Jos vastaus on “katsotaan tapauskohtaisesti”, prosessi on vielä liian riippuvainen muistista. Silloin riski on, että viitteettömät maksut jäävät selvittelytilille viikoiksi.

Aineisto ja päätöspisteet

Tämän taulukon tarkoitus on erottaa varsinainen kirjanpitokäsittely siitä, mikä on vain taustaselvitystä. Kun päätöspisteet on nimetty, ohjelmistoon voidaan rakentaa kentät, raportit ja hyväksynnät, jotka tukevat samaa rutiinia joka kuukaudessa.

Kuukauden työnkulku

Käytännössä Viitenumerot ja suoritusten kohdistus kannattaa sitoa kuukauden sulkuun. Se ei tarkoita, että kaikki tehdään kuun lopussa. Päinvastoin: lähdeaineisto kerätään heti, poikkeamat merkitään työn aikana ja sulussa tarkistetaan vain se, että kaikki on mukana.

Toimiva rytmi voi olla tällainen:

1. Kerää aineisto heti, kun lasku, maksu, sopimus tai raportti syntyy.
2. Merkitse vastuuhenkilö ja mahdollinen hyväksyjä suoraan ohjelmistoon.
3. Tee kirjaus käyttäen samaa tilikarttaa, ALV-logiikkaa ja kustannuspaikkarakennetta kuin muussa kirjanpidossa.
4. Täsmäytä saldo tai tapahtumajoukko ulkoiseen lähteeseen, kuten pankkiin, reskontraan, sopimukseen tai viranomaispalvelun näkymään.
5. Lukitse kausi vasta, kun poikkeamat on ratkaistu tai siirretty nimetyksi jatkotehtäväksi.

Tämä malli sopii myös pienelle yritykselle. Erona isoon organisaatioon on lähinnä se, että sama henkilö voi hoitaa useamman roolin. Dokumentaatio kannattaa silti tehdä, koska se säästää aikaa tilinpäätöksessä ja silloin, kun kirjanpitäjä tai vastuuhenkilö vaihtuu.

Kirjanpidon käsittely

Kirjanpidossa olennaista on johdonmukaisuus. Viitenumerot ja suoritusten kohdistus pitää näkyä samalla logiikalla pääkirjalla, raporteilla ja tositteiden arkistossa. Jos käsittely vaihtelee kuukausittain, vertailu edelliseen kauteen menettää arvonsa ja pienet virheet alkavat näyttää liiketoiminnan muutoksilta.

Tarkista erityisesti nämä kohdat:

• vanhentuneet laskutusosoitteet
• viitteettömät suoritukset
• avoimet hyvitykset
• erääntyneet laskut ilman muistutusta
• valuutta- ja maksukanavaerot

Tarkkoja verokantoja, euromääräisiä rajoja tai viranomaismääräpäiviä ei kannata ylläpitää muistista. Jos käsittely riippuu voimassa olevasta ohjeesta, tarkista yksityiskohta Verohallinnon, PRH:n, Tulorekisterin tai muun viranomaisen ajantasaisesta lähteestä ennen lopullista päätöstä.

Ohjelmiston asetukset

Taloushallinto-ohjelmisto auttaa vain, jos asetukset kuvaavat todellista työnkulkua. Älä tee automaatiosta mustaa laatikkoa. Asetuksen pitää kertoa, miksi rivi kirjautuu tietyllä tavalla ja milloin se jätetään ihmisen tarkistettavaksi.

Ohjelmistossa kannattaa varmistaa ainakin:

• verkkolaskun lähetys ja vastaanotto
• automaattinen viitekohdistus
• reskontran ikäjakauma
• hyvityksen linkki alkuperäiseen laskuun
• maksumuistutusten hallittu rytmi

Kun asetukset ovat kunnossa, Viitenumerot ja suoritusten kohdistus muuttuu yksittäisestä tarkistuksesta valvottavaksi prosessiksi. Raportilta pitää päästä tositteelle, tositteelta hyväksyntään ja hyväksynnästä tarvittaessa takaisin alkuperäiseen laskuun, sopimukseen tai pankkitapahtumaan.

Esimerkki arjesta

Kuvitellaan, että asiakkaiden maksut pitää yhdistää oikeisiin laskuihin nopeasti. Talousvastaava huomaa asian ensin raportilla, mutta ratkaisu ei ole pelkkä raportin korjaaminen. Ensin selvitetään lähdeaineisto, sitten valitaan oikea tiliöinti ja lopuksi päätetään, miten sama tilanne tunnistetaan seuraavalla kerralla aikaisemmin.

Jos asia liittyy asiakkaaseen, tarkista reskontra ja laskun tiedot. Jos se liittyy toimittajaan, tarkista ostolasku, sopimus ja maksutilanne. Jos se liittyy palkkoihin, varmista palkka-aineisto ja ilmoittamisen jälki. Jos se liittyy tilinpäätökseen, liitä mukaan erittely, jonka voi lukea myös seuraavana vuonna ilman muistia.

Sisäinen kontrolli

Pienen yrityksen kontrolli voi olla kevyt, mutta sen pitää olla näkyvä. Käytännössä riittää usein, että ohjelmistossa näkyvät tila, vastuuhenkilö, hyväksyntä ja seuraava toimenpide. Näin Viitenumerot ja suoritusten kohdistus ei jää sähköpostiketjuun tai yksittäisen käyttäjän muistiin.

Kuukauden päätteeksi kannattaa kysyä:

• jäikö avoimia eriä, joilla ei ole omistajaa
• onko raportin saldo selitettävissä tositteilla
• voiko sama virhe toistua ensi kuussa
• tarvitseeko tilikarttaa, oletustiliä tai hyväksyntäsääntöä muuttaa
• onko aiheella vaikutus kassavirtaan, ALV-ilmoitukseen tai tilinpäätökseen

Yhteydet muihin oppaisiin

Tämä aihe liittyy luontevasti oppaisiin laskun pakolliset tiedot ja verkkolasku ja Finvoice . Saman hubin sisällä kannattaa lukea myös Valuuttainen myyntilasku sekä Asiakasportaalin laskunäkymä . Näin et rakenna yhtä irrallista korjausta, vaan kokonaisen rutiinin, joka tukee suomalaista taloushallintoa alusta tilinpäätökseen.

Yhteenveto

Viitenumerot ja suoritusten kohdistus kannattaa tehdä näkyväksi prosessiksi: rajaa aihe, nimeä lähdeaineisto, sovi hyväksyntä, täsmäytä raportti ja tallenna dokumentaatio. Kun sama malli toistuu joka kuussa, työ ei ole vain kirjanpidon siivousta vaan parempaa johtamista. ReAI:n kaltaisessa taloushallinto-ohjelmistossa tämä näkyy erityisesti siinä, että tiedot kulkevat laskulta ja tositteelta raportille ilman erillistä käsityötä.