Matkakulut ja paivarahat: korvaukset verovapaasti
Verovapaiden matkakorvausten saannot ja matkalaskun kasittely.
Työnantaja voi maksaa työntekijälle työmatkasta aiheutuneet kulut verovapaasti, kun korvaukset perustuvat todelliseen matkaan ja Verohallinnon vuosittain vahvistamiin perusteisiin. Tavallisimmat korvaukset ovat kilometrikorvaus omalla autolla ajetusta matkasta, päiväraha matkan keston perusteella sekä ateriakorvaus. Oikein hoidettuna nämä eivät ole palkkaa, joten niistä ei makseta ennakonpidätystä eikä työnantajan sivukuluja. Avain on huolellinen matkalasku ja oikea ilmoittaminen tulorekisteriin.
Verovapaan korvauksen edellytykset
Korvaus on verovapaa vain, kun kyse on aidosta työmatkasta eli tilapäisestä matkasta erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien vuoksi. Päivittäinen matka kodin ja varsinaisen työpaikan välillä ei oikeuta verovapaisiin korvauksiin.
Verovapauden edellytyksiä ovat:
- matka liittyy työtehtäviin ja suuntautuu varsinaisen työpaikan ulkopuolelle
- korvaus perustuu todelliseen ajettuun matkaan tai matkan kestoon
- korvauksen määrä ei ylitä Verohallinnon vahvistamaa enimmäismäärää
- matkasta laaditaan asianmukainen matkalasku tositteineen
Verohallinto vahvistaa kilometrikorvauksen ja päivärahojen euromäärät kullekin vuodelle erikseen, joten tarkista aina kulloinkin voimassa olevat määrät ennen maksamista. Jos korvaus maksetaan vahvistettua enimmäismäärää suurempana, ylimenevä osuus on veronalaista palkkaa ja siitä toimitetaan ennakonpidätys sekä maksetaan työnantajan sivukulut. Pelkkä enimmäismäärän alittaminen ei kuitenkaan yksin riitä, vaan myös työmatkan käsitteen ja dokumentoinnin on täytyttävä.
Kilometrikorvaus
Kilometrikorvausta maksetaan, kun työntekijä käyttää työmatkaan omaa autoaan tai muuta omaa kulkuneuvoaan. Korvaus lasketaan ajettujen kilometrien ja vahvistetun kilometrikohtaisen korvauksen perusteella. Korvaus voi nousta esimerkiksi silloin, kun autossa kuljetetaan muita työntekijöitä tai painavaa työvälineistöä.
Jotta korvaus on verovapaa, matkalaskusta on käytävä ilmi reitti, ajetut kilometrit ja matkan tarkoitus. Pelkkä kilometrimäärä ilman selvitystä matkan tarkoituksesta ei riitä, joten ajopäiväkirja tai vastaava muistiinpano kannattaa pitää ajan tasalla. Jos kyse on yrityksen omasta tai leasing-autosta, sovelletaan eri sääntöjä eikä omalle autolle tarkoitettua kilometrikorvausta voi maksaa; näistä tilanteista kerrotaan tarkemmin oppaassa auton ja ajoneuvon kulut .
Tämä erottelu on tärkeä myös toiminimiyrittäjälle: toiminimellä korvauksia ei makseta itselle palkkana, vaan elinkeinotoiminnan ajot vähennetään lisävähennyksenä, kun taas osakeyhtiö voi maksaa osakkaalleen verovapaan kilometrikorvauksen samoin perustein kuin muille työntekijöille.
Kotimaan ja ulkomaan päiväraha
Päiväraha korvaa matkasta aiheutuneita ylimääräisiä elantokustannuksia, kuten ruokailua matkan aikana. Päivärahan saaminen edellyttää, että erityinen työntekemispaikka on riittävän kaukana ja matka kestää tarpeeksi pitkään.
Kotimaan päiväraha jaetaan tavallisesti seuraavasti:
| Päivärahatyyppi | Edellytys |
|---|---|
| Osapäiväraha | matka kestää yli kuusi tuntia |
| Kokopäiväraha | matka kestää yli kymmenen tuntia |
Lisäksi sovelletaan kuuden ja kahden tunnin sääntöä: matkan jatkuessa uudelle vuorokaudelle riittää lyhyempi ylimenevä aika oikeuttamaan uuteen osa- tai kokopäivärahaan.
Ulkomaan päiväraha määräytyy kohdemaan mukaan, ja Verohallinto julkaisee maakohtaiset enimmäismäärät. Ulkomaan päivärahan suuruuteen vaikuttaa se, missä maassa matkavuorokausi päättyy. Jos työnantaja tarjoaa matkan aikana ilmaisen aterian, päivärahaa voidaan joutua pienentämään.
Ateriakorvaus
Ateriakorvaus voidaan maksaa työmatkasta, joka ei oikeuta päivärahaan mutta jonka aikana työntekijä joutuu aterioimaan tavanomaisesta poikkeavassa paikassa. Ateriakorvausta ja päivärahaa ei makseta samalta matkalta päällekkäin. Ateriakorvauksen verovapaa enimmäismäärä vahvistetaan myös vuosittain.
Matkalaskun sisältö
Matkalasku on tosite, joka oikeuttaa verovapaaseen korvaukseen ja toimii samalla kirjanpidon kirjausperusteena. Hyvin laaditusta matkalaskusta käy ilmi:
- matkustajan nimi ja matkan tarkoitus sekä työtehtävä
- matkan alkamis- ja päättymisajankohta kellonaikoineen
- matkareitti ja kohde sekä ajetut kilometrit, jos kyse on kilometrikorvauksesta
- maksettavan korvauksen laji ja määrä (kilometrikorvaus, päiväraha, ateriakorvaus)
- liitteenä matkaan liittyvät kuitit ja tositteet, esimerkiksi majoituksesta
Matkalasku kannattaa hyväksyttää ennen maksua, ja se säilytetään osana kirjanpitoaineistoa. Tositteiden ja niiden välisen yhteyden hallinnasta kerrotaan oppaassa tositteet ja kirjausketju .
Tulorekisteri-ilmoitus
Verovapaat matkakustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin omilla tulolajeillaan, vaikka niistä ei makseta ennakonpidätystä. Ilmoitus tehdään yleensä samalla, kun palkat ilmoitetaan: kilometrikorvaus, päiväraha ja ateriakorvaus erotellaan toisistaan oikeilla koodeilla.
Ilmoitus annetaan viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Käytännön ohjeet ilmoittamisen aikatauluihin ja tulolajeihin löytyvät oppaasta tulorekisteri-ilmoittaminen . Kun palkanmaksun perusasiat ovat hallussa, matkakorvausten ilmoittaminen sujuu osana samaa rutiinia; aiheen kokonaiskuvan saat oppaasta palkanlaskennan perusteet .
Kirjaaminen kirjanpitoon
Verovapaat matkakorvaukset eivät ole palkkaa, joten ne kirjataan kirjanpidossa omille kululajeilleen, kuten matkakuluihin, eivätkä palkkatileille. Käytettävät tilit on kuvattu kohdassa matkakulut tilikartassa. Kirjanpitolain mukainen tositevaatimus täyttyy, kun matkalasku liitteineen toimii kirjauksen perusteena. Tämä pitää kirjausketjun aukottomana ja helpottaa tarkastusta.
Suositeltava käytäntö on:
- kirjaa matkakorvaukset erilleen palkoista oikealle kulutilille
- pidä kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset toisistaan eroteltuina
- täsmäytä maksetut korvaukset tulorekisteri-ilmoituksiin kuukausittain
On hyvä erottaa varsinaiset matkakulut myös niistä eristä, jotka liittyvät asiakastilaisuuksiin; rajanvedosta kerrotaan oppaassa edustus- ja neuvottelukulut .
Yhteenveto
Työmatkat saa korvattua verovapaasti, kun korvaukset perustuvat todelliseen matkaan, pysyvät Verohallinnon vahvistamissa enimmäismäärissä ja ne dokumentoidaan kunnollisella matkalaskulla. Muista ilmoittaa korvaukset tulorekisteriin ja kirjata ne kirjanpitoon omille tileilleen, niin sekä verotus että kirjanpito pysyvät kunnossa.