Palkanlaskennan perusteet tyonantajalle

Palkanlaskenta on prosessi, jossa työntekijälle sovitusta palkasta muodostetaan maksettava nettopalkka ja samalla huolehditaan työnantajan veroihin ja vakuutuksiin liittyvistä velvoitteista. Vaikka työsopimuksessa sovitaan yleensä bruttopalkasta, työntekijän tilille maksetaan vasta lakisääteisten pidätysten jälkeen jäävä summa. Tämä opas käy läpi palkanlaskennan peruskäsitteet siten, että uusi työnantaja ymmärtää, mistä luvut muodostuvat ja mitkä erät kuuluvat kenenkin maksettavaksi.

Bruttopalkasta nettopalkkaan

Bruttopalkka on työntekijän kanssa sovittu palkka ennen veroja ja muita pidätyksiä. Siitä vähennetään lakisääteiset erät, ja erotuksena jää nettopalkka, joka maksetaan työntekijän pankkitilille.

Yksinkertaistettuna nettopalkka muodostuu näin:

1. Lähtökohtana on bruttopalkka sovitulta palkkakaudelta.
2. Bruttopalkasta vähennetään ennakonpidätys verokortin mukaan.
3. Lisäksi vähennetään työntekijän osuus työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksusta.
4. Jäljelle jäävä summa on maksettava nettopalkka.

On hyvä erottaa toisistaan pidätykset, jotka pienentävät työntekijän nettopalkkaa, ja työnantajan sivukulut, jotka tulevat bruttopalkan päälle työnantajan maksettavaksi.

Ennakonpidatys ja verokortti

Ennakonpidätys on ennakkovero, jonka työnantaja pidättää palkasta ja tilittää Verohallinnolle työntekijän puolesta. Pidätyksen suuruus määräytyy työntekijän verokortin perusteella. Verokortissa on perusprosentti ja tuloraja sekä rajan ylittävälle osalle lisäprosentti.

Työnantajan tehtävänä on:

• pyytää tai noutaa työntekijän verokortin tiedot
• pidättää palkasta verokortin mukainen ennakonpidätys
• tilittää pidätetty määrä Verohallinnolle oma-aloitteisesti

Jos työntekijä ei toimita verokorttia, ennakonpidätys tehdään korkeamman, laissa määritellyn prosentin mukaan. Verokortin ja palkkatietojen oikeellisuus kannattaa tarkistaa heti työsuhteen alussa, koska virheet kertautuvat helposti useamman palkkakauden ajalle.

Tyontekijan ja tyonantajan maksut

Palkasta aiheutuu maksuja sekä työntekijälle että työnantajalle. Työntekijän osuus vähennetään bruttopalkasta, eli se pienentää nettopalkkaa. Työnantajan osuus maksetaan palkan päälle eikä se näy työntekijän nettopalkassa.

Maksujen prosentit vahvistetaan vuosittain, joten ajantasaiset luvut kannattaa aina tarkistaa erikseen. Kokonaisuudesta ja työnantajan kustannuksesta kerrotaan tarkemmin oppaassa tyonantajan sivukulut , ja eläkevakuutuksen valinnasta oppaassa TyEL- ja YEL-vakuutus .

Lomakorvaukset ja lisat

Bruttopalkka ei aina ole pelkkä peruspalkka, vaan siihen voi kuulua erilaisia lisiä ja korvauksia. Yleisimpiä eriä ovat:

• lomapalkka ja lomaraha vuosiloman ajalta
• lomakorvaus, joka maksetaan kertyneestä mutta pitämättömästä lomasta
• ylityökorvaukset sekä ilta-, yö- ja viikonloppulisät
• erilaiset luontoisedut, kuten puhelin- tai ravintoetu, jotka lasketaan verotettavaan palkkaan

Lisät ja korvaukset käsitellään palkanlaskennassa samalla tavalla kuin peruspalkka: ne kasvattavat bruttopalkkaa, jolloin myös ennakonpidätys ja maksut lasketaan korotetusta summasta. Työaikaan tai työehtosopimukseen perustuvat lisät on syytä laskea huolellisesti, koska ne ovat tavallinen virhelähde. Verovapaita kustannusten korvauksia, kuten kilometrikorvauksia, käsitellään erikseen oppaassa matkakulut ja paivarahat .

Palkkakausi ja maksupaiva

Palkkakausi on ajanjakso, jolta palkka lasketaan ja maksetaan, esimerkiksi kuukausi tai kaksi viikkoa. Maksupäivä on sovittu päivä, jolloin palkka on työntekijän tilillä. Maksupäivästä ja palkkakaudesta sovitaan työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa.

Käytännön kannalta on tärkeää, että palkkakausi, maksupäivä ja ilmoitusten määräajat pysyvät säännöllisinä. Vakioitu aikataulu tekee palkanlaskennasta ennakoitavaa ja vähentää virheitä. Työntekijälle annetaan jokaiselta palkkakaudelta palkkalaskelma, josta käy ilmi bruttopalkka, vähennykset ja nettopalkka.

Kirjanpitokirjaukset

Palkat kirjataan kirjanpitoon kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteiden mukaan. Tyypillisessä palkkakirjauksessa erotellaan toisistaan kulu, työntekijälle maksettava nettopalkka sekä eri tahoille tilitettävät erät.

Palkanmaksu kirjautuu yleensä seuraaviin kohtiin:

• palkkakulut tuloslaskelmaan bruttopalkan suuruisena
• ennakonpidätysvelka ja sosiaalivakuutusmaksuvelat Verohallinnolle ja vakuutusyhtiöille
• työnantajan sivukulut omana kulueränään
• nettopalkkavelka työntekijälle, kunnes palkka on maksettu

Velkatilit puretaan, kun pidätykset ja maksut tilitetään eteenpäin. Oikeat tilit löytyvät suomalainen tilikartta -mallista, ja kirjausketjun perusteet on kuvattu oppaassa tositteet ja kirjausketju .

Tulorekisteri lyhyesti

Maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin, joka on kansallinen tietokanta palkka- ja ansiotulotiedoille. Ilmoitus tehdään pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Tulorekisteristä tiedot välittyvät eteenpäin muun muassa Verohallinnolle ja eläkelaitoksille, joten erillisiä vuosi-ilmoituksia ei tarvita samalla tavalla kuin aiemmin.

Tulorekisteri-ilmoitukseen kuuluvat sekä palkkatietoilmoitus jokaisesta maksutapahtumasta että työnantajan erillisilmoitus. Ilmoittamisen yksityiskohdat, määräajat ja yleisimmät virheet on käyty läpi oppaassa tulorekisteri-ilmoittaminen .

Yhteenveto

Palkanlaskennassa bruttopalkasta vähennetään ennakonpidätys ja työntekijän vakuutusmaksut, jolloin jää maksettava nettopalkka. Työnantaja maksaa lisäksi sivukulut palkan päälle, kirjaa erät kirjanpitoon ja ilmoittaa palkat tulorekisteriin. Kun palkkakausi, maksupäivä ja ilmoitukset pidetään säännöllisinä, palkanlaskenta on hallittu rutiini eikä yksittäinen projekti.

Aiheeseen liittyvää

• palkat ja henkilosto -oppaat
• tyonantajan sivukulut
• tulorekisteri-ilmoittaminen
• kaytannon kirjanpito-oppaat