Tulorekisteri: palkkatietojen ilmoittaminen

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, johon työnantaja ilmoittaa maksamansa palkat, palkkiot ja muut ansiotulot. Verohallinto ylläpitää rekisteriä, ja samat tiedot välittyvät yhdellä ilmoituksella useille viranomaisille ja eläkelaitoksille. Kun palkanmaksu ja ilmoittaminen ovat kunnossa, vältät myöhästymismaksut ja turhat korjaukset.

Mikä tulorekisteri on?

Tulorekisteri korvasi monet aiemmin erikseen tehdyt vuosi-ilmoitukset. Yhden ilmoituksen tiedot menevät muun muassa Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja vakuutusyhtiöille. Käytännössä tämä tarkoittaa, että et enää ilmoita samoja palkkatietoja moneen paikkaan erikseen.

Ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkia palkanmaksajia: niin pientä toiminimeä, joka maksaa yhden työntekijän palkkaa, kuin suurempaa osakeyhtiötä. Jos maksat palkkaa, ilmoitat sen tulorekisteriin.

Palkkatietoilmoituksen sisältö

Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta palkanmaksusta erikseen. Ilmoitus kohdistetaan tulonsaajakohtaisesti, ja siihen merkitään kunkin maksukerran tiedot.

Tyypillisesti ilmoitukseen kuuluvat:

• maksupäivä ja palkkakausi
• tulonsaajan yksilöintitiedot
• maksetut palkat ja palkkiot tulolajeittain
• toimitettu ennakonpidätys
• työntekijän osuus eläke- ja työttömyysvakuutusmaksuista
• mahdolliset verovapaat korvaukset, kuten matkakulut ja päivärahat

Tulolajien oikea käyttö on tärkeää, koska niiden perusteella eläke- ja vakuutusmaksut lasketaan oikein. Esimerkiksi rahapalkka, luontoisetu ja kilometrikorvaus ilmoitetaan kukin omalla tulolajillaan, ja väärä valinta voi kertaantua eläke- ja vakuutusmaksuissa. Ilmoitetut palkat kirjataan kirjanpidossa omille tileilleen, jotka on kuvattu kohdassa palkat tilikartassa. Lue tarkemmin, miten brutto- ja nettopalkka muodostuvat, oppaasta palkanlaskennan perusteet . Verovapaiden korvausten osalta kannattaa tutustua sääntöihin sivulla matkakulut ja päivärahat .

Ilmoituksessa on hyvä erottaa toisistaan pakolliset ja täydentävät tiedot. Pakolliset tiedot riittävät lakisääteiseen ilmoittamiseen, mutta täydentävät tiedot, kuten palkkakauden tarkat päivämäärät ja poissaolot, helpottavat tietojen hyödyntämistä esimerkiksi etuuksia maksavissa laitoksissa ja vähentävät niiden erillisiä tiedusteluja.

Ilmoituksen määräaika

Palkkatietoilmoitus annetaan viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Määräaika lasketaan siitä päivästä, jolloin palkka on tulonsaajan käytettävissä, ei palkkakauden päättymisestä.

Jos määräpäivä on viikonloppu tai pyhäpäivä, määräaika siirtyy seuraavaan arkipäivään. Säännöllinen palkanmaksu kannattaa rytmittää niin, että ilmoitus mahtuu mukavasti aikarajan sisään.

Työnantajan erillisilmoitus

Palkkatietoilmoituksen lisäksi annetaan työnantajan erillisilmoitus. Siinä ilmoitetaan kalenterikuukauden aikana maksettujen palkkojen perusteella määräytyvä työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä siitä tehtävät vähennykset.

Erillisilmoitus annetaan kerran kuukaudessa, eikä se ole sidoksissa yksittäisiin maksupäiviin. Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajarekisteriin merkityn yrityksen on annettava erillisilmoitus myös kuukausilta, joina palkkaa ei makseta (niin sanottu “ei palkanmaksua” -tieto). Työnantajamaksujen kokonaisuuteen kannattaa perehtyä oppaassa työnantajan sivukulut sekä eläkevakuuttamisen osalta sivulla TyEL- ja YEL-vakuutus .

Korjaukset

Jos huomaat virheen jo annetussa palkkatietoilmoituksessa, korjaus tehdään pääsääntöisesti korvaavalla ilmoituksella. Tällöin annetaan koko ilmoitus uudelleen alkuperäisellä ilmoitusviitteellä niin, että kaikki tiedot ovat mukana, myös ne, jotka olivat oikein.

Muista korjauksista hyvä tietää:

• korjaus kohdistetaan aina alkuperäiseen maksupäivään, ei korjaushetkeen
• virheellinen ilmoitus voidaan tarvittaessa myös poistaa kokonaan
• yksilöintitietojen, kuten henkilötunnuksen, korjaus tehdään erityisellä menettelyllä

Huolellinen tulolajien valinta jo ensimmäisellä kerralla vähentää korjausten tarvetta merkittävästi. Korjaukset näkyvät myös tiedon vastaanottajille, joten esimerkiksi liikaa ilmoitettu palkka voi vaikuttaa työntekijän etuuksiin, kunnes korjaus on tehty. Tästä syystä virheet kannattaa korjata viipymättä havaitsemisen jälkeen.

Myöhästymismaksu

Myöhässä annetusta ilmoituksesta voi seurata myöhästymismaksu. Maksu määräytyy myöhästymisen pituuden mukaan, ja jatkuvasti myöhässä olevat ilmoitukset kasvattavat kustannuksia. Pieni viive yksittäisessä ilmoituksessa ei aina johda maksuun, mutta toistuva myöhästely kannattaa välttää.

Myöhästymismaksun välttäminen on yksinkertaista, kun ilmoitus tehdään osana palkanmaksun rutiinia heti maksupäivän jälkeen. Selkeä aikataulu on paras suoja sekä myöhästymismaksuja että kiireessä syntyviä virheitä vastaan. Käytännössä toimiva tapa on käsitellä palkanmaksu ja ilmoitus aina yhtenä työvaiheena: kun palkka lähtee maksuun, ilmoitus tehdään samalla istunnolla. Näin yksikään palkanmaksu ei jää ilman ilmoitusta eikä määräaika pääse yllättämään.

Integraatio palkkaohjelmaan

Manuaalinen ilmoittaminen verkkolomakkeella sopii satunnaiseen palkanmaksuun, mutta säännöllisessä palkanmaksussa integraatio palkkaohjelmaan säästää aikaa ja vähentää virheitä. Kun palkanlaskenta on yhteydessä tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta, palkkatietoilmoitus muodostuu suoraan laskennasta ja lähtee automaattisesti määräajassa.

Automaation hyödyt korostuvat työntekijämäärän kasvaessa:

• tulolajit ja maksut täyttyvät laskennasta valmiiksi
• ilmoitus lähtee oikealla aikataululla ilman erillistä muistamista
• korjaukset hoituvat saman ohjelman kautta hallitusti

Lue lisää siitä, miten ilmoittaminen ja palkanlaskenta saadaan sujumaan automaattisesti, oppaasta palkkahallinnon automaatio . Koko taloushallinnon kokoavaa ratkaisua kannattaa katsoa myös sivulta ReAI taloushallinto-ohjelmisto .

Yhteenveto

Tulorekisteri kokoaa palkkatietojen ilmoittamisen yhdeksi prosessiksi. Kun palkkatietoilmoitus annetaan viiden päivän sisällä maksusta, työnantajan erillisilmoitus kerran kuukaudessa ja korjaukset hoidetaan korvaavalla ilmoituksella, palkanmaksu pysyy hallinnassa ilman myöhästymismaksuja.

Aiheeseen liittyvää

• palkanlaskennan perusteet
• työnantajan sivukulut
• palkkahallinnon automaatio
• palkat ja henkilöstö -oppaat