Maksuvalmiuden hallinta pienyrityksessa

Maksuvalmius eli likviditeetti ratkaisee, selviääkö yritys juoksevista maksuistaan ajallaan. Moni pienyritys voi olla paperilla kannattava mutta ajautua silti vaikeuksiin, jos raha tulee sisään hitaammin kuin se lähtee ulos. Kannattavuus mitataan tilikauden tuloksena, mutta maksuvalmius mitataan päivittäin pankkitilin saldolla. Tässä oppaassa käydään läpi käytännön keinot, joilla pidät kassan vakaana: nopea laskutus, järkevät maksuehdot, riittävä kassapuskuri, menojen ajoitus ja rahoituksen hankkiminen ajoissa.

Mitä maksuvalmius tarkoittaa

Maksuvalmius kuvaa yrityksen kykyä maksaa erääntyvät velkansa ajallaan. Kyse on ajoituksesta: voitollinenkin yritys jää maksuvaikeuksiin, jos myyntisaamiset seisovat avoimina samalla kun palkat, vuokrat, ostolaskut ja arvonlisävero (ALV) erääntyvät maksettaviksi.

Maksuvalmiuteen vaikuttaa kolme virtaa:

• Sisään tuleva raha eli asiakkaiden maksamat laskut
• Ulos lähtevä raha eli ostot, palkat, verot ja lainanlyhennykset
• Puskuri eli pankkitilillä oleva vapaa kassa, joka kattaa heilahtelut

Kun nämä saa tasapainoon, yritys kestää myös yllättävät notkahdukset. Tilanteen ennakointiin paras työkalu on huolellinen kassavirtaennuste pienyritykselle , joka näyttää tulevat huiput ja kuopat etukäteen.

Laskuta nopeasti

Laskutuksen nopeus on yksinkertaisin ja halvin tapa parantaa maksuvalmiutta. Jokainen päivä, jonka lasku makaa lähettämättä, on päivä, jolloin raha on asiakkaan tilillä eikä sinun.

Käytännön periaatteet:

• Laskuta heti, kun työ on tehty tai tavara toimitettu, älä kuukauden lopussa kerralla.
• Käytä verkkolaskua, joka tavoittaa vastaanottajan nopeammin ja vähentää virheitä.
• Varmista, että laskussa ovat oikeat ja laskun pakolliset tiedot , jotta asiakkaalla ei ole syytä lykätä maksua.
• Lähetä muistutus heti eräpäivän jälkeen.

Sujuvasta laskutusrutiinista kerrotaan tarkemmin oppaassa myyntilaskun tekeminen .

Optimoi maksuehdot

Maksuehdot määräävät, kuinka kauan rahasi ovat asiakkaalla. Lyhyempi maksuaika nopeuttaa kassaan tulevaa rahaa suoraan. Samalla kannattaa neuvotella omille ostolaskuille mahdollisimman pitkät maksuajat, jolloin oma raha pysyy tilillä pidempään.

Jos asiakas maksaa myöhässä, sinulla on oikeus periä korvaus. Tutustu siihen, miten maksuehdot ja viivastyskorko toimivat, ja seuraa avoimia laskuja järjestelmällisesti. Myyntisaatavien aktiivinen valvonta on oma kokonaisuutensa, ja siihen kannattaa paneutua oppaassa myyntisaamisten hallinta .

Pidä riittävä kassapuskuri

Kassapuskuri on se vapaa raha, joka kattaa kausivaihtelut, myöhästyvät maksut ja yllättävät menot. Ilman puskuria pienikin notkahdus voi pakottaa lykkäämään palkkoja tai veroja, mikä kärjistää ongelman nopeasti.

Hyvä lähtökohta on mitoittaa puskuri kiinteiden kulujen mukaan: kuinka monta kuukautta yritys selviää, jos myynti pysähtyisi hetkeksi. Sopiva taso riippuu toimialasta ja kausiluonteisuudesta, mutta nyrkkisääntönä useamman kuukauden kiinteät kulut antaa työrauhan. Pidä puskuri erillään päivittäisestä käyttötilistä, jotta et vahingossa kuluta sitä.

Muista varata erikseen rahaa myös ennakoitaviin eriin, kuten ALV-tilityksiin ja ennakkoveroihin. Niiden rytmin oppii oppaasta ALV-ilmoitus ja maksaminen .

Ajoita menot järkevästi

Menojen ajoituksella tasoitat kassan heilahteluja. Kun tiedät tulevat tulot, voit sovittaa suuremmat hankinnat ajankohtiin, joissa kassa on vahvimmillaan.

• Jaksota isot investoinnit ja vältä niiden kasaantumista samaan kuukauteen.
• Hyödynnä toimittajien maksuajat täysimääräisesti, mutta älä koskaan eräpäivän yli.
• Tarkista, kannattaako laitehankinta ostaa vai harkita leasing- ja vuokrakulut -vaihtoehtoa, joka jakaa menon useammalle kaudelle.
• Ajoita palkanmaksu ja verojen erääntyminen niin, etteivät ne osu samaan kassan pohjapäivään.

Tavoitteena on, että rahaa on tilillä juuri silloin, kun maksut erääntyvät, eikä kassaa tyhjennetä kerralla.

Järjestä rahoitus ajoissa

Paras hetki hankkia rahoitusta on silloin, kun sitä ei vielä akuutisti tarvita. Rahoittajat arvioivat yritystä mieluummin vakaassa tilanteessa kuin paniikissa, ja ehdotkin ovat tällöin paremmat.

Käytä kassavirtaennustetta tunnistaaksesi tulevat vajeet hyvissä ajoin. Vaihtoehtoja maksuvalmiuden vahvistamiseen on useita:

• Tililuotto tai luotollinen tili tasoittaa lyhyitä notkahduksia.
• Yrityslaina sopii investointeihin ja pidempään tarpeeseen.
• Laskurahoitus eli factoring vapauttaa rahaa myyntisaamisista nopeammin.
• Oma pääoma eli omistajan sijoitus vahvistaa pohjaa pysyvästi.

Vältä toistuvaa lyhytaikaista lainaa juoksevien menojen kattamiseen, sillä se on usein oire syvemmästä kannattavuus- tai laskutusongelmasta.

Seuraa oikeita tunnuslukuja

Maksuvalmiutta kannattaa mitata säännöllisesti, ei vasta kun raha loppuu. Hyödyllisiä tunnuslukuja ovat:

Seuraa lukuja trendinä: yksittäinen arvo kertoo vähän, mutta suunta paljastaa, paraneeko vai heikkeneekö tilanne. Tunnuslukujen tulkintaan ja kannattavuuden mittaamiseen saat lisää tukea oppaasta tunnusluvut ja kannattavuus .

Maksuvalmius rakentuu järjestelmällisestä laskutuksesta, harkituista maksuehdoista, riittävästä puskurista ja ennakoinnista. Kun nämä ovat kunnossa, yritys kestää sekä kausivaihtelut että yllätykset ilman jatkuvaa kassahuolta.

Aiheeseen liittyvää

• kassavirtaennuste pienyritykselle
• myyntisaamisten hallinta
• maksuehdot ja viivastyskorko
• saatavien perinta
• rahoitus ja kassavirta -oppaat