Myyntisaamisten hallinta ja seuranta

Myyntisaamiset ovat asiakkailta laskutettuja mutta vielä maksamatta olevia summia. Ne ovat usein yhden yrityksen taseen suurin lyhytaikainen erä, ja niihin sitoutuu rahaa, joka ei vielä ole käytettävissä. Hyvin hoidettu myyntisaamisten hallinta lyhentää aikaa laskutuksesta maksun saapumiseen, parantaa maksuvalmiutta ja pienentää luottotappioiden riskiä. Tässä oppaassa käydään läpi reskontran seuranta, ikäjakauma, muistutusrutiini, luottopolitiikka, keskeiset tunnusluvut ja se, miten automaatio keventää työtä.

Myyntisaamisten reskontra

Myyntireskontra on luettelo kaikista avoimista myyntilaskuista asiakkaittain. Kun lasku lähetetään, se kirjautuu reskontraan saatavaksi, ja kun suoritus saapuu, lasku kohdistetaan eli kuitataan maksetuksi. Reskontran tehtävä on antaa jatkuva, ajantasainen kuva siitä, kuka on velkaa, kuinka paljon ja kuinka kauan.

Toimiva reskontra perustuu muutamaan periaatteeseen:

• jokaisella laskulla on yksilöivä viitenumero, jolla suoritus kohdistuu automaattisesti oikealle laskulle
• avoimet ja maksetut laskut erotetaan selkeästi toisistaan
• osasuoritukset ja hyvitykset kirjataan välittömästi oikealle laskulle
• reskontra täsmäytetään säännöllisesti pankkitilin tapahtumiin

Kun reskontra täsmää kahdenkertaiseen kirjanpitoon, taseen myyntisaamisten saldo vastaa avointen laskujen yhteissummaa. Tämä on edellytys luotettavalle seurannalle. Taseessa käytettävä tili on kuvattu kohdassa myyntisaamiset tilikartassa. Lisää aiheesta löydät oppaasta kahdenkertainen kirjanpito .

Ikajakauman seuranta

Ikäjakauma (aging) ryhmittelee avoimet saatavat sen mukaan, kuinka kauan ne ovat olleet erääntyneenä. Se on yksittäisistä raporteista hyödyllisin, koska se nostaa ongelmasaatavat heti esiin. Mitä vanhempi saatava, sitä pienempi todennäköisyys saada se kotiutettua täysimääräisenä.

Ikäjakaumaa kannattaa katsoa vähintään viikoittain. Käytännönläheinen näkökulma seurantaan löytyy oppaasta myyntisaamisten seuranta .

Muistutusrutiini

Johdonmukainen muistutusrutiini on tehokkain yksittäinen keino lyhentää maksuaikoja. Tärkeintä ei ole muistutuksen ankaruus vaan se, että rutiini toistuu samanlaisena joka kerta. Kun asiakkaat oppivat, että erääntymistä seurataan, he asettavat laskut maksujärjestyksessä etusijalle.

Selkeä rutiini etenee portaittain:

1. Ennakkomuistutus muutama päivä ennen eräpäivää suurissa laskuissa
2. Ystävällinen maksumuistutus pian eräpäivän jälkeen
3. Maksuvaatimus, jossa peritään viivästyskorkoa ja muistutuskulua
4. Siirto perintään, jos suoritusta ei kuulu

Muistutuksesta voi periä kohtuullisen muistutuskulun ja eräpäivästä alkavan viivästyskoron. Korkojen ja kulujen pohja luodaan jo laskulla, joten varmista kunnolliset maksuehdot ja viivastyskorko sekä laskun pakolliset tiedot .

Luottopolitiikka

Luottopolitiikka määrittää, kenelle myydään laskulla, millä maksuehdoilla ja kuinka suuri saatava asiakkaalle saa kerralla syntyä. Hyvä luottopolitiikka tasapainottaa myynnin kasvun ja maksuriskin. Liian löysä politiikka kasvattaa luottotappioita, liian tiukka karkottaa asiakkaita.

Toimivan luottopolitiikan osia:

• Luottoraja asiakkaalle: enimmäismäärä avointa saatavaa kerrallaan
• Maksuehdot asiakasryhmittäin, esimerkiksi lyhyempi maksuaika uusille asiakkaille
• Luottotietojen tarkistus ennen merkittävän luoton myöntämistä
• Ennakkomaksu tai vakuus suurissa tai riskialttiissa kaupoissa

Uuden asiakkaan taustat kannattaa tarkistaa kaupparekisteristä (PRH) ja luottotietopalvelusta. Toiminimen ja osakeyhtiön välillä on eroja vastuissa; aiheeseen liittyy opas toiminimi vai osakeyhtio .

Luottotappioiden ehkaisy

Paras luottotappio on se, joka jää syntymättä. Ehkäisy alkaa jo ennen laskutusta ja jatkuu koko saatavan elinkaaren ajan. Keskeistä on tunnistaa riski varhain ja toimia ennen kuin saatava vanhenee toivottomaksi.

Käytännön keinot:

• tarkista uuden asiakkaan luottotiedot ja aseta luottoraja
• laskuta heti toimituksen jälkeen, älä kerää laskuja nippuun
• reagoi ensimmäiseen viiveeseen nopeasti äläkä jää odottamaan
• pyydä riskiasiakkailta ennakkomaksua tai osamaksua
• pidä ikäjakauma ajan tasalla, jotta ongelmat näkyvät ajoissa

Kun saatava on lopullisesti menetetty, se kirjataan kuluksi. Kirjaamisen periaatteet ja ALV-käsittelyn löydät oppaasta luottotappiot ja saatavien poistot .

Tunnusluvut

Myyntisaamisten tehokkuutta seurataan muutamalla tunnusluvulla. Ne kertovat, kuinka nopeasti myynti muuttuu rahaksi ja kuinka terve saatavakanta on.

Kiertoaika (DSO) on tärkein yksittäinen mittari: kun se pienenee, rahaa vapautuu kassaan ilman lisämyyntiä. Tunnuslukuja kannattaa tarkastella osana laajempaa kokonaisuutta, jota käsitellään oppaassa tunnusluvut ja kannattavuus .

Automaatio

Suuri osa myyntisaamisten työstä on toistuvaa ja siksi automatisoitavissa. Automaatio vähentää virheitä, nopeuttaa kohdistusta ja varmistaa, ettei yksikään muistutus jää lähettämättä.

Automatisoitavia vaiheita:

• suoritusten automaattinen kohdistus viitenumeron perusteella pankkiaineistosta
• ajastetut maksumuistutukset erääntymisen mukaan
• reaaliaikainen ikäjakauma ja kiertoajan seuranta
• reskontran täsmäytys pankkitiliin

Kun taloushallinnon ohjelmisto on yhteydessä pankkiin, suoritukset kuittautuvat itsestään ja reskontra pysyy ajan tasalla. Lue lisää oppaista pankki-integraatio kirjanpitoon ja kirjanpidon automaatio .

Aiheeseen liittyvaa

• saatavien perinta
• luottotappiot ja saatavien poistot
• myyntisaamisten seuranta
• rahoitus ja kassavirta -oppaat