Tilinpäätöksen toimitus PRH:hon

Suomalaisen osakeyhtiön ja monen muun yritysmuodon on toimitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi kaupparekisteriin, jota ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus (PRH). Rekisteröinnin myötä tilinpäätös tulee julkiseksi, ja velvollisuus perustuu kirjanpitolakiin sekä osakeyhtiölakiin. Tässä oppaassa käydään läpi, kuka on velvollinen toimittamaan tilinpäätöksen, mihin mennessä se on tehtävä, millä tavoilla ilmoitus jätetään ja mitä myöhästymisestä seuraa.

Kuka on velvollinen toimittamaan tilinpäätöksen

Toimitusvelvollisuus koskee ennen kaikkea osakeyhtiöitä ja osuuskuntia, joiden tilinpäätös rekisteröidään aina kaupparekisteriin koosta riippumatta. Velvollisuus voi koskea myös avoimia yhtiöitä ja kommandiittiyhtiöitä tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos yhtiössä on yhtiömiehenä osakeyhtiö tai jos kokoraja ylittyy.

Toiminimen eli yksityisen elinkeinonharjoittajan ei pääsääntöisesti tarvitse toimittaa tilinpäätöstään PRH:hon, ellei laissa määritelty kokoraja ylity. Toiminimen kirjanpitovelvollisuus ja tuloksen ilmoittaminen Verohallinnolle säilyvät silti aina. Jos pohdit oikeaa yritysmuotoa, lue myös vertailu aiheesta toiminimi vai osakeyhtiö .

Määräaika

Osakeyhtiön tilinpäätös on ensin vahvistettava varsinaisessa yhtiökokouksessa, joka pidetään tyypillisesti kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Vahvistamisen jälkeen tilinpäätös ilmoitetaan rekisteröitäväksi PRH:hon laissa säädetyssä määräajassa.

Käytännön muistisääntö osakeyhtiölle:

• tilikausi päättyy ja kirjanpito viimeistellään
• tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan ja allekirjoitetaan
• mahdollinen tilintarkastus tehdään, jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen
• yhtiökokous vahvistaa tilinpäätöksen
• vahvistettu tilinpäätös toimitetaan PRH:hon määräajassa

Koska tilikausi voi olla muukin kuin kalenterivuosi, laske määräaika aina oman tilikautesi päättymispäivästä. Tarkista voimassa olevat määräajat PRH:n ohjeista, sillä ne on sidottu tilikauden päättymiseen.

Ilmoituskanavat

Tilinpäätös toimitetaan PRH:lle ensisijaisesti sähköisesti. Yleisimmät toimitustavat ovat:

Veroilmoituksen yhteydessä osakeyhtiö voi usein toimittaa tilinpäätöstiedot samalla kertaa, jolloin tiedot välittyvät edelleen kaupparekisteriin. Tämä vähentää päällekkäistä työtä, mutta vastuu oikeasta ja vahvistetusta sisällöstä säilyy aina yhtiöllä.

Rakenteinen tilinpäätös

PRH suosii rakenteista tilinpäätöstä, jossa tuloslaskelma, tase ja liitetiedot toimitetaan koneluettavassa muodossa pelkän PDF-liitteen sijaan. Rakenteinen muoto:

• nopeuttaa käsittelyä ja vähentää virheitä
• mahdollistaa tietojen automaattisen hyödyntämisen
• on luonteva tulos, kun tilikartta ja kirjanpito ovat alusta asti kunnossa

Kun kahdenkertainen kirjanpito on pidetty huolellisesti koko tilikauden ajan, rakenteisen tilinpäätöksen muodostaminen on suoraviivaista nykyaikaisella ohjelmistolla.

Myöhästymismaksu ja seuraamukset

Jos vahvistettua tilinpäätöstä ei toimiteta PRH:hon ajoissa, seurauksena voi olla myöhästymismaksu. Maksu määräytyy myöhästymisen pituuden ja yhtiön koon mukaan, ja se kasvaa ajan kuluessa. Toistuva tai pitkä laiminlyönti voi johtaa vakavampiin seurauksiin:

• maksun lisäksi mahdollinen rekisteristä poistamisen uhka
• vaikeudet rahoituksen, luoton ja kumppanuuksien hankinnassa
• haitta yhtiön ja sen vastuuhenkilöiden maineelle

Seuraamukset ovat kokonaan vältettävissä, kun aikataulu on suunniteltu etukäteen. Hyvä tilinpäätöksen muistilista auttaa pitämään kaikki vaiheet hallinnassa.

Tietojen julkisuus

Rekisteröity tilinpäätös on julkinen asiakirja. Kuka tahansa voi tilata tai tarkastella yhtiön tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot kaupparekisteristä. Julkisuus on tärkeä syy varmistaa, että:

• luvut ovat oikein ja täsmäytetty
• liitetiedot on laadittu vaaditulla tavalla
• esitystapa antaa oikean ja riittävän kuvan yhtiön taloudesta

Koska kilpailijat, asiakkaat ja rahoittajat voivat lukea tilinpäätöksen, sen laatu vaikuttaa suoraan yhtiön uskottavuuteen.

Käytännön vinkit

• Aikatauluta taaksepäin yhtiökokouksesta ja PRH:n määräajasta, älä eteenpäin tilikauden päättymisestä.
• Täsmäytä jatkuvasti pankki, myyntisaamiset ja ostovelat, jotta sulkeminen ei muutu korjausprojektiksi.
• Valitse rakenteinen toimitustapa, joka vähentää manuaalista työtä.
• Varmista tilintarkastustarve hyvissä ajoin, jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen.
• Säilytä aineistot kirjanpitolain mukaisesti toimituksen jälkeenkin.

Jos perustat yhtiötä tai päivität rekisteritietoja, tutustu myös ohjeeseen osakeyhtiön perustaminen PRH:ssa . Hyvä lähtökohta koko tilinpäätösprosessille on tilinpäätös pienyritykselle .

Jatkolinkit

• tilinpäätös ja tilikausi -oppaat
• tilinpäätös pienyritykselle
• osakeyhtiön perustaminen PRH:ssa
• kirjanpidon perusteet