Ravintolan kirjanpito ja kassajarjestelma

Ravintolan kirjanpito poikkeaa monesta muusta toimialasta, koska myynti syntyy nopeasti, pieninä summina ja usein käteisellä. Päivän aikana voi kertyä satoja maksutapahtumia, joissa sekoittuvat ruoka, juomat ja eri ALV-kannat. Siksi toimiva kassajärjestelmä ja kurinalainen päivittäinen täsmäytys ovat ravintolan talouden selkäranka. Tässä oppaassa käydään läpi, mihin ravintoloitsijan kannattaa kiinnittää huomiota kirjanpidossa.

Kassajarjestelma ja paivakassa

Ravintolan kirjanpito alkaa kassajärjestelmästä. Hyvä kassa erottelee myynnin automaattisesti tuoteryhmittäin ja ALV-kannoittain, ja se tuottaa päivän päätteeksi päiväraportin (X- ja Z-raportti). Tämä raportti on kirjanpidon kannalta keskeinen tosite: se kertoo päivän kokonaismyynnin maksutavoittain ja verokannoittain.

Käytännössä kannattaa varmistaa, että:

• jokaiselta aukiolopäivältä otetaan Z-raportti, joka nollaa päivän laskurit
• myynti kirjautuu eriteltynä ruokaan, juomiin ja anniskeluun
• maksutavat (käteinen, kortti, lounassetelit, mobiilimaksut) näkyvät erikseen
• raportit arkistoidaan osana kirjausketjua kirjanpitolain edellyttämällä tavalla

Kassajärjestelmän raportit muodostavat sillan tositteen ja kirjanpidon välille. Lue tarkemmin, miten tositteet ja kirjausketju tulee dokumentoida.

Kateis- ja korttimyynnin tasmaytys

Ravintolassa rahaa liikkuu sekä käteisenä että kortilla, ja näiden täsmäytys on tehtävä päivittäin. Tavoitteena on, että kassajärjestelmän raportoima myynti vastaa todellisuudessa kassalaatikkoon ja pankkitilille päätyneitä summia.

Tyypillinen päivittäinen täsmäytys etenee näin:

1. Ota Z-raportti kassasta ja kirjaa päivän kokonaismyynti.
2. Laske kassalaatikon käteinen ja vertaa sitä raportin käteismyyntiin.
3. Vertaa korttimyynti maksupäätteen tilitysraporttiin.
4. Selvitä mahdollinen kassaero ja kirjaa se omalle tililleen.
5. Vie pohjakassan ylittävä käteinen pankkiin ja säilytä tilityskuitti tositteena.

Pienet kassaerot ovat tavallisia, mutta toistuvat tai suuret erot vaativat selvittämistä. Käteisen käsittelyä käsitellään tarkemmin oppaassa käteiskassan hallinta . Korttitilitykset saapuvat pankkitilille usein viiveellä ja maksupäätekuluilla vähennettynä, joten ne kannattaa täsmäyttää myös pankkitapahtumiin.

Ruoan ja juoman ALV-kannat

Ravintola-alan kirjanpidossa erityishaaste on, että saman lipun eri tuotteilla voi olla eri arvonlisäverokanta. Ruoalla ja alkoholittomilla juomilla sovelletaan yhtä kantaa, kun taas alkoholijuomien anniskeluun sovelletaan yleistä kantaa. Lisäksi mukaan myytävällä (take away) ruoalla voi olla eri käsittely kuin paikan päällä tarjoillulla.

Koska kannat ja yksityiskohdat määräytyvät kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaan, tarkista ajantasaiset prosentit Verohallinnolta. Yleiskuva eri kannoista löytyy oppaasta Suomen ALV-kannat . On olennaista, että kassajärjestelmä on ohjelmoitu oikeilla kannoilla, sillä virhe kertautuu jokaisessa myyntitapahtumassa ja näkyy suoraan ALV-ilmoituksessa ja maksamisessa .

Henkilostokulut ja palvelurahat

Henkilöstökulut ovat ravintolan suurin yksittäinen kuluerä heti raaka-aineiden jälkeen. Alalla työskennellään usein vuoroissa, osa-aikaisesti ja sesonkien mukaan, joten palkanlaskenta vaatii tarkkuutta.

Kirjanpidossa huomioitavia eriä ovat:

• tunti- ja kuukausipalkat sekä vuorolisät ja sunnuntaikorvaukset
• lakisääteiset työnantajan sivukulut ja eläkevakuutukset
• lomapalkat ja lomakorvaukset, jotka kannattaa jaksottaa
• ilmoitukset tulorekisteriin palkanmaksun yhteydessä

Palkanlaskennan kokonaisuus kannattaa käydä läpi oppaasta palkanlaskennan perusteet . Mahdolliset asiakkaiden maksamat palvelurahat (tipit) käsitellään niiden luonteen mukaan: työntekijälle maksettava palveluraha on lähtökohtaisesti veronalaista tuloa, ja jos se kulkee yrityksen kassan kautta, se on kirjattava asianmukaisesti.

Havikki ja varastonhallinta

Ruokaravintolassa osa raaka-aineista päätyy aina hävikiksi: pilaantumista, valmistusvirheitä ja annosten vakiointiin liittyvää kuljua. Hävikki ei suoraan ole oma kirjanpidon tilinsä, mutta sitä on hyvä seurata, koska se vaikuttaa suoraan katteeseen.

Käytännön vinkit hävikin hallintaan:

• seuraa raaka-ainekäyttöä suhteessa myyntiin tuoteryhmittäin
• inventoi varasto säännöllisesti ja vertaa teoreettista ja todellista käyttöä
• kirjaa omaan käyttöön otetut tuotteet ja henkilökunta-ateriat erikseen
• pidä annoskortit ajan tasalla, jotta katelaskenta pysyy luotettavana

Raportointi ja seuranta

Ravintolan kannattavuus on tiukka, joten kirjanpidosta saatavaa tietoa kannattaa hyödyntää aktiivisesti. Olennaisia seurattavia ovat myyntikate, henkilöstökulujen osuus liikevaihdosta sekä kassavirta. Selkeä tilikartta ja kustannuspaikat (esimerkiksi sali, keittiö, baari) auttavat näkemään, mistä tulos syntyy.

Säännöllinen kuukausittainen seuranta auttaa reagoimaan ajoissa hinnoittelun tai ostojen muutoksiin. Tunnuslukujen tulkintaan löytyy apua oppaasta tunnusluvut ja kannattavuus .

Muistilista ravintoloitsijalle

• Ota Z-raportti ja täsmäytä käteinen ja kortti joka päivä.
• Varmista, että kassa käyttää oikeita ALV-kantoja tuoteryhmittäin.
• Vie ylimääräinen käteinen pankkiin ja säilytä tilityskuitit.
• Jaksota lomapalkat ja ilmoita palkat tulorekisteriin ajallaan.
• Seuraa hävikkiä ja katetta säännöllisesti.
• Arkistoi tositteet ja raportit kirjanpitolain mukaisesti.

Aiheeseen liittyvaa

• Suomen ALV-kannat
• Käteiskassan hallinta
• Palkanlaskennan perusteet
• Toimialaoppaat
• Verkkokaupan kirjanpito