Auton ja ajoneuvon kulut yrityksessa

Auton kulut ovat yksi yleisimmin kysytyistä verovahennyksistä yrittäjän kirjanpidossa, mutta myös yksi virheherkimmistä. Käsittelytapa riippuu siitä, omistaako ajoneuvon yrittäjä itse vai yritys, sekä siitä, onko kyse toiminimestä vai osakeyhtiöstä. Oikein hoidettuna ajoneuvon kulut pienentävät verotettavaa tulosta laillisesti, mutta huolimaton dokumentointi voi johtaa vähennysten hylkäämiseen Verohallinnon tarkastuksessa. Tässä oppaassa käydään läpi oma auto vai yritysauto -valinta, kilometrikorvaus, ajopäiväkirja, auton ALV-vähennys, autoetu palkkana sekä leasingin perusteet.

Oma auto vai yritysauto

Lähtökohtana on ratkaista, kuuluuko ajoneuvo yrityksen vai yrittäjän omaan varallisuuteen. Valinta vaikuttaa siihen, miten kulut kirjataan ja mitä voidaan vähentää.

• Oma auto eli yksityiseen varallisuuteen kuuluva ajoneuvo: yritys korvaa ainoastaan työajoja, tyypillisesti kilometrikorvauksena tai todellisten kulujen mukaan ajopäiväkirjan suhteessa.
• Yritysauto eli yrityksen varallisuuteen hankittu ajoneuvo: kaikki auton kulut kirjataan yrityksen kuluiksi, mutta yksityisajojen osuus oikaistaan tai verotetaan autoetuna.

Nyrkkisääntö: jos auton vuotuinen työajojen määrä on suuri suhteessa yksityisajoon, yritysauto on usein perusteltu. Jos auto on enimmäkseen yksityiskäytössä ja työajoja on vähän, oman auton pitäminen ja kilometrikorvaus on yleensä yksinkertaisin ja verotehokkain ratkaisu. Tämä valinta liittyy laajemmin siihen, miten kannattaa jakaa kulut yrityksen ja omistajan välillä, mistä kerrotaan lisää oppaassa yrittajan verovahennykset .

Kilometrikorvaus toiminimessa

Toiminimellä (yksityinen elinkeinonharjoittaja) yrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa eikä verovapaata kilometrikorvausta samalla tavalla kuin osakeyhtiö työntekijälleen. Sen sijaan toiminimiyrittäjä tekee lisävähennyksen verovapaan kilometrikorvauksen tasoa vastaavalla määrällä, kun työajot tehdään yksityiseen varallisuuteen kuuluvalla autolla.

Käytännössä tämä tarkoittaa:

• yrittäjä pitää ajopäiväkirjaa, josta työajojen kilometrit selviävät
• vähennys lasketaan kyseiselle verovuodelle vahvistetun kilometrikorvauksen mukaan
• yksityisautolla tehdyt elinkeinotoiminnan ajot vähennetään, eivät yksityisajot

Osakeyhtiössä tilanne on toinen: yhtiö voi maksaa omistajatyöntekijälle verovapaata kilometrikorvausta samoin perustein kuin kenelle tahansa työntekijälle, jolloin korvaus on yhtiölle vähennyskelpoinen kulu. Korvausten ja matkakorvausten yleiset periaatteet löytyvät oppaasta matkakulut ja paivarahat .

Ajopaivakirja on vahennyksen perusta

Ilman luotettavaa ajopäiväkirjaa auton kuluja koskevat vähennykset ovat heikolla pohjalla. Ajopäiväkirja erottaa työajot yksityisajoista ja toimii tositteena Verohallinnolle.

Ajopäiväkirjaan merkitään jokaisesta työajosta vähintään:

• ajon päivämäärä ja kellonaika
• lähtö- ja päätepiste sekä reitti tarvittaessa
• kilometrimäärä
• ajon tarkoitus ja asiakas tai kohde

Mittarilukema kannattaa kirjata vuoden alussa ja lopussa, jotta kokonaiskilometrit ja työajojen osuus voidaan todentaa. Sähköinen ajopäiväkirja tai sovellus helpottaa kirjaamista ja vähentää virheitä. Pidä tositteet ja ajopäiväkirja osana kirjanpidon aineistoa koko kirjanpitolain mukaisen säilytysajan.

Auton ALV-vahennys

Auton arvonlisävero (ALV) on oma kysymyksensä, joka ratkeaa eri tavalla kuin tuloverotuksen vähennys. Pääsääntö on tiukka: henkilöauton hankinnan ja käyttökulujen ALV ei lähtökohtaisesti ole vähennyskelpoinen, koska henkilöautoon liittyy oletus yksityiskäytöstä.

ALV-vähennyksen pääperiaatteet:

Ajoneuvon hankinta ja käyttökulut kirjataan kirjanpidossa omille tileilleen, joiden rakenne on kuvattu kohdassa ajoneuvot tilikartassa.

Pakettiautojen ja kuorma-autojen ALV on tyypillisesti vähennyskelpoinen siltä osin kuin ajoneuvoa käytetään vähennykseen oikeuttavassa liiketoiminnassa. Vähennysoikeus edellyttää aina, että yritys on ALV-rekisterissä ja että ajoneuvoa käytetään verollisessa toiminnassa. Tarkista soveltuvat säännöt voimassa olevasta Verohallinnon ohjeesta, sillä autojen ALV-kohtelu on poikkeuksellisen yksityiskohtaista.

Autoetu palkkana

Jos osakeyhtiön omistama auto on työntekijän tai omistajan vapaassa käytössä, kyseessä on autoetu, joka käsitellään luontoisetuna palkanlaskennassa. Autoedun arvo lisätään työntekijän veronalaiseen palkkaan, ja se ilmoitetaan tulorekisteriin muun palkan tapaan.

Autoetuja on kaksi muotoa:

• vapaa autoetu: työnantaja maksaa kaikki auton kulut, myös polttoaineen
• käyttöetu: työntekijä maksaa itse polttoaineen, työnantaja muut kulut

Edun raha-arvo määräytyy Verohallinnon vuosittain vahvistamien luontoisetuarvojen mukaan, ja arvo riippuu muun muassa auton ikäryhmästä ja hankintahinnasta. Autoetu on yhtiölle palkkakulua, joten siihen liittyvät myös työnantajan sivukulut. Palkkakirjauksen perusteet löytyvät oppaasta palkanlaskennan perusteet .

Leasing ja rahoitus

Leasing on suosittu tapa hankkia ajoneuvon käyttöoikeus ilman, että autoa ostetaan yrityksen taseeseen. Leasingvuokra kirjataan tyypillisesti kuluksi sille kaudelle, jota se koskee, mikä tasoittaa kulurasitusta verrattuna kertaostoon ja poistoihin.

Huomioitavaa leasingissa:

• henkilöauton leasingvuokran ALV-vähennys on rajoitettu samalla logiikalla kuin oston ALV
• yksityiskäytön osuus on eroteltava, jos autoa käytetään myös yksityisesti
• vaihtoehtona on omaan taseeseen ostettu auto, jolloin hankinta kirjataan käyttöomaisuudeksi ja vähennetään poistoina

Leasingin ja vuokran kirjaamista käsitellään tarkemmin oppaassa leasing- ja vuokrakulut .

Vertailutaulukko: kasittelytavat

Seuraava taulukko kokoaa yleisimmät tavat käsitellä ajoneuvon kulut yrityksessä:

Valinta kannattaa tehdä todellisen ajomäärän, ajoneuvotyypin ja yritysmuodon perusteella, ei pelkän verohyödyn mukaan.

Jatkolinkit

Ajoneuvon kulut ovat osa laajempaa vähennysten kokonaisuutta, jota kannattaa tarkastella yhdessä muiden yrityksen kulujen kanssa. Lisää aiheesta löydät vahennykset ja kulut -oppaat -osiosta sekä koko kaytannon kirjanpito-oppaat -kokoelmasta.

Lue myos

• yrittajan verovahennykset
• matkakulut ja paivarahat
• leasing- ja vuokrakulut
• palkanlaskennan perusteet
• vahennykset ja kulut -oppaat