Auton kulukorvaus: verovapaa kilometrikorvaus ja sen ehdot
Opas auton kulukorvaukseen: milloin kilometrikorvaus on verovapaa, miten se lasketaan ja miten se kirjataan.
Auton kulukorvaus eli kilometrikorvaus on työnantajan maksama korvaus, kun työntekijä käyttää omaa autoaan työajoon. Kun korvaus perustuu todellisiin ajoihin eikä ylitä Verohallinnon vahvistamaa enimmäismäärää, se on työntekijälle verovapaa eikä siitä makseta ennakonpidätystä tai palkan sivukuluja.
Pienelle yritykselle kilometrikorvaus on usein käytännöllinen vaihtoehto yrityksen omalle autolle tai leasingille: auto pysyy työntekijän omistuksessa, ja työnantaja korvaa vain liiketoiminnan ajot. Tämä artikkeli kuuluu vähennysten ja kulujen oppaisiin, joissa käsitellään yrityksen verovähennysten kokonaisuutta.
Kuka korvauksen määrän vahvistaa?
Verohallinto antaa joka vuodelle oman päätöksen verovapaista matkakustannusten korvauksista. Päätöksessä vahvistetaan kilometrikohtainen perusmäärä sekä lisät, joita korvaukseen saa tietyissä tilanteissa lisätä. Määrät seuraavat autoilun kustannuksia, joten ne muuttuvat yleensä vuosittain.
Korvaus määräytyy sen vuoden päätöksen mukaan, jonka aikana ajo on tehty. Ajantasaiset määrät löytyvät Verohallinnon päätöksistä verovapaista matkakustannusten korvauksista. Päivitä matkalasku- tai palkkaohjelman korvausmäärät aina vuodenvaihteessa.
Näin korvaus lasketaan
Korvaus on ajettujen kilometrien ja kilometrikohtaisen määrän tulo. Perusmäärän päälle päätös sallii lisiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- autossa kuljetetaan muita työntekijöitä samalla työmatkalla
- autossa kuljetetaan raskasta tai suurikokoista tavaraa tai työvälineitä
- autoon on kytketty perävaunu tai asuntovaunu
- autossa kuljetetaan työtehtäviin tarvittavaa koiraa
- ajo tehdään metsäautotiellä tai suljetulla tietyömaalla
Esimerkki: työntekijä ajaa kuukaudessa 400 kilometriä asiakaskäyntejä. Jos vahvistettu perusmäärä olisi X euroa kilometriltä, verovapaa korvaus on 400 × X euroa. Jos kahdella ajolla mukana on toinen työntekijä, näiden ajojen kilometreille lisätään matkustajalisä.
Kenelle kilometrikorvausta voi maksaa?
| Tilanne | Käsittely |
|---|---|
| Työntekijä ajaa omalla autollaan työajoa | verovapaa kilometrikorvaus enimmäismäärään asti |
| Osakeyhtiön osakas, joka on yhtiön palveluksessa | verovapaa kilometrikorvaus samoin perustein kuin muille |
| Toiminimen yrittäjä | ei voi maksaa itselleen korvausta, vaan vähentää liiketoiminnan ajojen kulut verotuksessa |
| Yrityksen oma tai leasingauto | ei kilometrikorvausta, vaan yritys vähentää auton todelliset kulut |
Toiminimellä yrittäjä ja yritys ovat verotuksessa sama henkilö, joten korvausta ei makseta itselle. Yksityisautolla tehtyjen liiketoiminnan ajojen kulut vähennetään elinkeinotoiminnan verotuksessa, ja ajopäiväkirja on vähennyksen peruste. Yrityksen omistamien ja leasingautojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin oppaissa auton ja ajoneuvon kulut sekä leasing- ja vuokrakulut.
Edellytykset verovapaudelle
- ajo tehdään työnantajan lukuun tilapäiselle työmatkalle
- ajo ei ole tavanomainen matka kodin ja vakituisen työpaikan välillä
- korvaus perustuu todellisiin, dokumentoituihin kilometreihin
- korvaus ei ylitä Verohallinnon vahvistamaa enimmäismäärää
Matkan kesto ei vaikuta kilometrikorvaukseen. Pitkään kestävästä matkasta voi lisäksi syntyä oikeus päivärahaan, jonka ehdot käydään läpi oppaassa matkakulut ja päivärahat.
Ajopäiväkirja
Verovapaus edellyttää, että ajot voidaan näyttää toteen. Ajopäiväkirjasta tai matkalaskusta tulee käydä ilmi:
- ajon päivämäärä
- lähtö- ja päätepiste sekä reitti
- ajetut kilometrit
- matkan tarkoitus
- mahdolliset matkustajat ja kuljetettu tavara, jos korvaukseen lisätään lisiä
Tulorekisteri ja kirjanpito
- ilmoita verovapaa korvaus Tulorekisteriin tulolajilla 311 Kilometrikorvaus (verovapaa)
- kirjaa korvaus matkakuluihin, ei palkkatileille, ks. matkakulut tilikartassa
- käytä tilikartan mukaisia tilejä ja liitä matkalasku tositteeksi
- ks. kirjanpito-oppaat työajojen kirjauksesta
Kun korvaus ylittää enimmäismäärän
Jos työnantaja maksaa enemmän kuin Verohallinnon vahvistama enimmäismäärä, ylittävä osa on palkkaa. Siitä toimitetaan ennakonpidätys ja maksetaan palkan sivukulut, ja se ilmoitetaan Tulorekisteriin veronalaisena tulona.
Tyypillisiä virheitä
- ajopäiväkirja puuttuu tai on puutteellinen
- kodin ja vakituisen työpaikan väliset ajot lasketaan työajoiksi
- toiminimiyrittäjä maksaa itselleen kilometrikorvausta
- edellisen vuoden korvausmäärä jää ohjelmaan vuodenvaihteen jälkeen
- ylittävää osaa ei käsitellä palkkana
Lopetus
Kilometrikorvaus on tehokas verovapaa korvausmuoto, kun ajot on dokumentoitu ja korvausmäärä vastaa ajovuoden päätöstä. Lue myös yrittäjän verovähennykset ja edustuskulut. Katso hinnat