Leasing- ja vuokrakulut kirjanpidossa

Leasing ja vuokraus ovat yritykselle joustava tapa hankkia käyttöön koneita, ajoneuvoja ja toimitiloja ilman, että pääomaa sitoutuu kerralla ostohintaan. Kirjanpidon kannalta olennaista on, että maksetut vuokrat ja leasingmaksut käsitellään oikein: ne ovat tyypillisesti tilikauden kuluja, jotka jaksotetaan oikealle kaudelle, ja niistä saa pääsääntöisesti vähentää arvonlisäveron, kun hyödyke on vähennyskelpoisessa käytössä. Tässä oppaassa käydään läpi leasingin ja oston ero, vuokrakulujen jaksotus, ennakkovuokrat, ALV-vähennys sekä toimitila- ja ajoneuvoleasingin erityispiirteet.

Leasingin ja oston ero

Kun yritys ostaa käyttöomaisuutta, hankinta merkitään taseeseen ja sen hankintameno vähennetään verotuksessa vuosittain poistoina. Kun hyödyke sen sijaan otetaan leasingiin eli vuokrataan, omistusoikeus säilyy rahoitusyhtiöllä ja yritys maksaa määräaikaista vuokraa. Tällöin kyse ei ole hankinnasta vaan käyttöoikeudesta, ja maksut kirjataan juoksevasti kuluksi.

Tavallisin muoto pk-yrityksessä on käyttöleasing (operatiivinen leasing), jossa leasingmaksut kirjataan kokonaisuudessaan tilikauden kuluksi tuloslaskelmaan. Rahoitusleasingissä sopimus muistuttaa taloudellisesti osamaksukauppaa, ja suuremmilla, tilinpäätösdirektiivin laajempaa esittämistä noudattavilla yhtiöillä se voidaan joutua merkitsemään taseeseen. Pienyrityksen kirjanpidossa leasing käsitellään tavallisesti vuokrakuluna riippumatta sopimustyypistä.

Keskeiset erot tiivistettynä:

Hankintatavan valinta vaikuttaa siis sekä poistoihin että kassavirtaan. Aktivoitavan omaisuuden vähentämisestä kerromme erikseen oppaassa pienhankinnat ja poistot .

Vuokrakulujen jaksotus

Kirjanpitolaki edellyttää, että kulut kohdistetaan sille tilikaudelle, johon ne suoriteperusteen mukaan kuuluvat. Vuokra ja leasingmaksu ovat ajan kulumiseen perustuvia kuluja, joten ne jaksotetaan sille kuukaudelle tai jaksolle, jota vuokra koskee – ei sille hetkelle, jolloin lasku sattuu erääntymään tai jolloin se maksetaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

• Kuukausittainen vuokra kirjataan kunkin kuukauden kuluksi.
• Etukäteen tai useammalta kuukaudelta maksettu erä jaetaan oikeille kausille.
• Tilikauden vaihteessa avoimet erät oikaistaan siirtosaamisilla tai siirtoveloilla.

Jos vuokranantaja laskuttaa esimerkiksi vuoden vaihteen yli menevän jakson, vain kuluvalle tilikaudelle kuuluva osuus kirjataan tämän kauden kuluksi ja loppuosa siirretään seuraavalle kaudelle. Jaksotusten tekniikkaan kannattaa perehtyä oppaassa jaksotukset tilinpäätöksessä .

Ennakkovuokrat ja vakuudet

Ennakkovuokra on tuleville kuukausille etukäteen maksettua vuokraa. Sitä ei kirjata kerralla kuluksi, vaan se merkitään aluksi siirtosaamiseksi ja puretaan kuluksi sitä mukaa kuin vuokra-aika kuluu. Näin tuloslaskelma näyttää kullakin kaudella vain sille kuuluvan vuokran.

Vuokravakuus eli takuuvuokra poikkeaa tästä: se ei ole kulu lainkaan, vaan saaminen vuokranantajalta. Vakuus kirjataan saamiseksi taseeseen ja palautetaan vuokrasuhteen päättyessä, ellei sitä käytetä esimerkiksi vaurioiden kattamiseen. Vakuutta ei siis koskaan viedä tuloslaskelmaan vuokrakuluksi.

ALV-vahennys leasing- ja vuokrakuluista

Leasing- ja vuokrakulujen sisältämä arvonlisävero on lähtökohtaisesti vähennyskelpoinen, kun hyödyke on yrityksen arvonlisäverollisessa liiketoiminnassa ja vähennysoikeutta ei ole erikseen rajoitettu. ALV vähennetään jokaisesta leasing- tai vuokralaskusta erikseen sovellettavan ALV-kannan mukaan, toisin kuin ostetussa käyttöomaisuudessa, jossa koko vähennys tehdään hankintahetkellä.

Muista vähennyksessä:

• Lasku on oltava asianmukainen tosite, josta veron määrä käy ilmi.
• Vähennys koskee vain arvonlisäverollista käyttöä; verottomaan toimintaan liittyvä osuus ei ole vähennyskelpoinen.
• Osittain yksityiskäytössä olevasta hyödykkeestä vähennetään vain liiketoiminnan osuus.

ALV-vähennyksen perusperiaatteet kannattaa kerrata oppaasta ALV-perusteet yrittäjälle , ja vähennyskelpoisten kulujen kokonaiskuvaan saa täydennystä oppaasta yrittäjän verovähennykset .

Toimitilavuokra

Toimitilavuokra on monelle yritykselle merkittävin yksittäinen vuokrakulu. Liike-, toimisto- ja varastotilojen vuokrat kirjataan kuukausittain kuluksi ja jaksotetaan vuokra-ajan mukaan. Toimitilavuokraan voi liittyä ALV-erityispiirre: kiinteistön vuokraus on lähtökohtaisesti verotonta, mutta vuokranantaja voi hakeutua vuokrauksesta arvonlisäverovelvolliseksi, jolloin vuokra laskutetaan ALV:lla ja vuokralainen voi vähentää veron.

Käytännössä toimitilan kuluihin liittyy usein myös:

• erikseen laskutettavat vesi-, sähkö- ja lämmityskulut
• yhtiövastike tai hoitovastike vuokratuissa liiketiloissa
• mahdolliset kiinteistön ylläpito- ja huoltomaksut

Kukin erä kirjataan omalle kululajilleen ja jaksotetaan oikealle kaudelle. Tositteet on syytä arkistoida huolellisesti, kuten käsittelemme oppaassa tositteet ja kirjausketju .

Ajoneuvoleasing

Ajoneuvoleasing on yleinen tapa hankkia yrityksen käyttöön henkilö- ja pakettiautoja. Leasingmaksut kirjataan vuokrakuluksi, mutta ajoneuvojen kohdalla on tärkeä huomioida vähennysoikeuden rajoitukset. Henkilöauton leasingista ja käyttökuluista vähennetään verotuksessa ja arvonlisäverotuksessa vain se osuus, joka liittyy yrityksen liiketoimintaan; yksityisajojen osuus jää vähennyskelpoisuuden ulkopuolelle.

Henkilöauton ALV-vähennys on usein rajoitettu, kun autoa käytetään lainkaan yksityisajoon. Pakettiauton ja yksinomaan liiketoiminnassa käytettävän ajoneuvon vähennysoikeus on tyypillisesti laajempi. Ajopäiväkirja on käytännössä välttämätön, jotta liike- ja yksityisajon suhde voidaan osoittaa.

Auton hankinta-, käyttö- ja leasingkulujen kokonaisuuteen ja niiden vähennysrajoituksiin kannattaa perehtyä erillisessä oppaassa auton ja ajoneuvon kulut .

Leasing- ja vuokrakulujen kirjaaminen

Käytännön kirjaus etenee suoraviivaisesti, kun tosite on kunnossa ja tilikartta sisältää oikeat kululajit:

1. Kirjaa leasing- tai vuokralaskun veroton määrä kuluksi oikealle kululajille (esimerkiksi toimitilavuokrat tai koneiden leasing); käytettävät tilit on kuvattu kohdassa leasing- ja vuokrasopimukset tilikartassa.
2. Erota laskulta vähennyskelpoinen ALV ja kirjaa se arvonlisäverosaamiseksi.
3. Jaksota erä oikealle kaudelle, jos lasku koskee useampaa kuukautta tai ylittää tilikauden vaihteen.
4. Säilytä tosite kirjausketjun mukaisesti.

Kun nämä vaiheet hoituvat järjestelmällisesti, vuokrakulut näkyvät tuloslaskelmassa oikein jaksotettuna ja ALV-vähennykset ovat aukottomasti dokumentoituja. Toistuvat vuokra- ja leasingmaksut on luontevaa automatisoida kirjanpidossa, jolloin jaksotus ja kirjaus tapahtuvat samalla logiikalla kuukaudesta toiseen ReAI taloushallinto-ohjelmistossa .

Aiheeseen liittyvää

• Auton ja ajoneuvon kulut
• Jaksotukset tilinpäätöksessä
• Vuokra- ja leasingkulut kirjanpidossa
• Vähennykset ja kulut -oppaat