Yrittajan verovahennykset: mita voi vahentaa

Verovähennykset ovat yksi yrittäjän tärkeimmistä tavoista pienentää verotettavaa tuloa lainmukaisesti. Pääperiaate on yksinkertainen: tulon hankkimisesta ja säilyttämisestä aiheutuneet menot ovat vähennyskelpoisia. Toisin sanoen kulu voidaan vähentää, jos se liittyy yrityksen liiketoimintaan eikä yrittäjän yksityistalouteen. Tässä oppaassa käydään läpi tavallisimmat vähennyskelpoiset kulut, niihin liittyvät rajoitukset sekä erät, joita ei voi vähentää. Sama logiikka koskee niin toiminimeä kuin osakeyhtiötä, vaikka kirjaustapa hieman eroaa yritysmuodon mukaan.

Vähennyskelpoisuuden periaate

Jotta meno on vähennyskelpoinen, sen on täytettävä muutama ehto. Kulun on liityttävä liiketoimintaan, sen on perustuttava aitoon hankintaan ja siitä on oltava asianmukainen tosite. Kirjanpitolaki edellyttää, että jokainen kirjaus voidaan todentaa, joten kuitit ja laskut on säilytettävä järjestelmällisesti.

Käytännössä kannattaa muistaa kolme asiaa:

• Liiketoimintayhteys: kulun on edistettävä tulon hankkimista.
• Tosite: jokaisesta menosta tarvitaan kuitti tai lasku, joka täyttää muotovaatimukset.
• Jako yksityiskäyttöön: jos hankinta on osittain yksityiskäytössä, vähennetään vain liiketoiminnan osuus.

Jos haluat kerrata, miten kirjaukset ja tositteet liittyvät toisiinsa, lue lisää oppaasta vähennykset ja kulut -oppaat .

Toimitila- ja kotitoimistokulut

Toimitilan vuokra, sähkö, vesi, lämmitys ja siivous ovat vähennyskelpoisia, kun tila on yrityksen käytössä. Jos työskentelet kotoa käsin, voit tehdä työhuonevähennyksen joko todellisten kulujen mukaan tai Verohallinnon vahvistaman kaavamaisen vähennyksen perusteella.

Kotitoimiston osalta vähennys riippuu siitä, kuinka paljon tilaa käytetään ansiotyöhön. Mitä laajempi ja säännöllisempi käyttö, sitä suurempi vähennys. Säilytä laskelma siitä, miten olet jakanut asunnon kulut työ- ja yksityiskäytön välillä. Kaavamainen työhuonevähennys on usein vaivattomin vaihtoehto, mutta todellisiin kuluihin perustuva vähennys voi olla edullisempi, jos käytät huomattavan osan asunnosta yksinomaan työhön. Vuokratiloissa kannattaa varmistaa, että vuokrasopimus on yrityksen nimissä, jolloin koko vuokra ja siihen liittyvät juoksevat kulut ovat selkeästi liiketoiminnan menoja.

Välineet ja ohjelmistot

Työvälineet, kalusto ja laitteet ovat vähennyskelpoisia. Vähennystapa riippuu hankinnan koosta ja käyttöiästä:

• Pienhankinnat ja lyhytikäiset välineet voidaan vähentää kerralla hankintavuonna.
• Suuremmat ja pitkäikäiset hankinnat vähennetään poistoina useamman vuoden aikana.

Tähän ryhmään kuuluvat esimerkiksi tietokoneet, työkalut, toimistokalusteet sekä yrityksen käyttämät ohjelmistot ja pilvipalvelut, kuten kirjanpito- ja laskutusjärjestelmät. Lue tarkemmin oppaasta pienhankinnat ja poistot , miten raja kertapoiston ja poistojen välillä menee. Pidempiaikainen laitevuokraus käsitellään puolestaan oppaassa leasing- ja vuokrakulut .

Matka- ja ajoneuvokulut

Liiketoimintaan liittyvät matkakulut ovat vähennyskelpoisia: junaliput, lentoliput, majoitus ja työmatkoihin liittyvät päivärahat. Yksityismatkojen kuluja ei voi vähentää, joten työ- ja vapaa-ajan matkat on pidettävä erillään.

Ajoneuvokulujen vähentäminen riippuu siitä, onko auto yrityksen vai yrittäjän nimissä ja kuinka paljon sitä käytetään liiketoimintaan. Ajopäiväkirja on käytännössä välttämätön, jotta liiketoiminta-ajot voidaan erottaa yksityisajoista. Yksityiskohdat löytyvät oppaista auton ja ajoneuvon kulut sekä matkakulut ja päivärahat .

Koulutus

Ammattitaitoa ylläpitävä koulutus on yleensä vähennyskelpoinen, kun se liittyy yrityksen nykyiseen toimintaan. Tähän kuuluvat esimerkiksi alan kurssit, seminaarit ja ammattikirjallisuus sekä jäsenmaksut ammatillisiin järjestöihin. Sen sijaan kokonaan uuteen ammattiin tähtäävää peruskoulutusta ei pidetä liiketoiminnan menona, vaan se rinnastetaan yksityismenoon. Raja kulkee siis siinä, ylläpitääkö vai hankkiiko koulutus osaamista. Epäselvissä tapauksissa kannattaa dokumentoida, miten koulutus liittyy yrityksen nykyiseen toimintaan ja tulonhankintaan.

Markkinointi

Markkinointi- ja mainoskulut ovat vähennyskelpoisia. Tähän ryhmään kuuluvat muun muassa verkkomainonta, kotisivut, esitteet, messuosallistumiset ja mainoslahjat, joiden arvo on vähäinen. Markkinointikulut kannattaa pitää erillään edustuskuluista, sillä niiden verokohtelu poikkeaa toisistaan. Eron selittää tarkemmin opas edustus- ja neuvottelukulut .

Yhteenveto vähennyskelpoisista kuluista

Alla on tiivistelmä tyypillisistä eristä ja niiden käsittelystä.

Ei-vähennyskelpoiset erät

Kaikki menot eivät pienennä verotettavaa tuloa. Tyypillisiä ei-vähennyskelpoisia eriä ovat:

• Yrittäjän yksityismenot ja kotitalouden kulut.
• Sakot, viivästysmaksut ja muut seuraamusluonteiset maksut.
• Edustuskulujen verotuksessa vähennyskelvoton osuus.
• Hankinnat, joista ei ole asianmukaista tositetta.

Lisäksi on hyvä muistaa, että arvonlisäveron vähennysoikeus käsitellään verotuksessa erikseen tuloverovähennyksestä. Sama kulu voi olla tuloverotuksessa vähennyskelpoinen, mutta sen ALV ei välttämättä ole vähennettävissä, esimerkiksi tietyissä edustus- ja henkilökuntamenoissa. Tähän kannattaa tutustua oppaassa ALV-perusteet yrittäjälle .

Näin pidät vähennykset kunnossa

Vähennysten hyödyntäminen onnistuu parhaiten, kun kuitit ja laskut kirjataan säännöllisesti ja tositteet säilytetään järjestyksessä. Hyvä tilikartta ja ajantasainen kirjanpito tekevät vähennyskelpoisten kulujen erottelusta vaivatonta, jolloin verotettava tulo lasketaan oikein jo tilikauden aikana eikä vasta tilinpäätöksessä.

Aiheeseen liittyvää

• edustus- ja neuvottelukulut
• auton ja ajoneuvon kulut
• ALV-perusteet yrittäjälle
• vähennykset ja kulut -oppaat