Kirjanpitoaineiston arkistointi ei ole vapaaehtoista, vaan kirjanpitolaki velvoittaa jokaisen kirjanpitovelvollisen säilyttämään tositteet ja kirjanpitokirjat määräajan. Hyvin järjestetty arkisto suojaa yritystä Verohallinnon tarkastuksissa, helpottaa tilinpäätöstä ja varmistaa, että kirjausketju tositteesta tilinpäätökseen on aukoton. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä aineistoa säilytetään, kuinka kauan, ja miten sähköinen arkistointi hoidetaan oikein.

Mitä aineistoa säilytetään

Säilytettävä kirjanpitoaineisto jakautuu karkeasti kahteen ryhmään, joilla on eri säilytysaika. Lisäksi mukaan kuuluvat aineistot, jotka todentavat kirjausten oikeellisuuden.

  • Tositteet: myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, pankin tiliotteet ja muut kirjauksen perustana olevat asiakirjat
  • Kirjanpitokirjat: pääkirja, päiväkirja, tase-erittelyt ja tilinpäätös liitetietoineen
  • Liiketapahtumia, kirjauksia ja tilikartan käyttöä kuvaava materiaali sekä ALV-laskelmat ja palkkahallinnon aineisto

Aineiston tulee säilyä siten, että kirjausketju liiketapahtumasta tositteen kautta kirjanpitoon ja tilinpäätökseen voidaan vaikeudetta todentaa molempiin suuntiin. Tätä ketjua käsitellään tarkemmin oppaassa tositteet ja kirjausketju .

Tositteet: säilytysaika kuusi vuotta

Tositteet ja muu kirjauksia todentava aineisto säilytetään pääsääntöisesti kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi yhden tilikauden kuitit ja laskut pysyvät tallessa selvästi yli kuusi kalenterivuotta laskettuna tilikauden päättymisvuoden lopusta.

Kuuden vuoden sääntö koskee muun muassa seuraavia:

  • ostolaskut ja kuitit
  • myyntilaskut ja niiden hyvityslaskut
  • tiliotteet ja maksutositteet
  • sopimukset ja muut kirjauksen perustana olevat asiakirjat

Tämä on tärkeää myös arvonlisäveron (ALV) kannalta, sillä ALV-vähennysten on perustuttava asianmukaiseen tositteeseen, joka on tarkastettavissa koko säilytysajan.

Kirjanpitokirjat: säilytysaika kymmenen vuotta

Kirjanpitokirjat, kuten pääkirja ja päiväkirja, sekä tilinpäätös, toimintakertomus, tase-erittelyt ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Pidempi aika koskee siis kokoavaa aineistoa, ei yksittäisiä tositteita.

AineistoSäilytysaikaEsimerkkejä
Tositteet ja kirjauksia todentava aineisto6 vuottakuitit, ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet
Kirjanpitokirjat ja tilinpäätös10 vuottapääkirja, päiväkirja, tase-erittelyt, tilinpäätös

Säilytysaika lasketaan kummassakin tapauksessa tilikauden päättymisestä. Tilikauden ja tilinpäätöksen kokonaisuutta avataan oppaassa tilinpäätöksen muistilista .

Sähköinen arkistointi

Nykyisin kirjanpitoaineisto on lähes aina sähköisessä muodossa. Kirjanpitolaki sallii aineiston säilyttämisen kokonaan sähköisenä, kunhan tieto on luettavissa, tulostettavissa selväkielisenä ja saatavilla koko säilytysajan. Paperitositteita ei ole pakko säilyttää, jos ne on tallennettu luotettavasti sähköiseen muotoon.

Käytännössä sähköinen arkistointi kannattaa toteuttaa niin, että:

  • aineisto tallennetaan järjestelmään, josta se on haettavissa tositenumeron, päivämäärän tai tilikauden perusteella
  • tositteen ja kirjauksen yhteys säilyy, jolloin kirjausketju on selkeä
  • aineistoa ei voi jälkikäteen muuttaa huomaamatta

Moderni taloushallinto-ohjelmisto hoitaa arkistoinnin automaattisesti osana kirjausta, jolloin verkkolaskut, kuitit ja kirjaukset linkittyvät samaan paikkaan. Sähköisen taloushallinnon ja arkistoinnin hyötyjä käsitellään oppaassa kirjanpidon automaatio .

Saatavuus ja varmuuskopiot

Aineiston on oltava saatavilla ja luettavissa koko säilytysajan, myös jos käytetty ohjelmisto vaihtuu. Siksi sähköisen arkiston ylläpitoon kuuluu olennaisesti varmuuskopiointi ja datan siirrettävyys.

Hyviä käytäntöjä:

  • ota säännölliset varmuuskopiot ja säilytä niitä eri sijainnissa kuin alkuperäinen aineisto
  • varmista, että aineisto on tulostettavissa selväkielisenä koko säilytysajan
  • huolehdi, että vähintään yksi kopio on Suomessa saatavilla viranomaista varten
  • testaa palautus ajoittain, jotta varmuuskopio on aidosti käyttökelpoinen

Jos kirjanpito-ohjelma vaihtuu, varmista että vanha aineisto saadaan ulos siirrettävässä muodossa ennen vanhasta järjestelmästä luopumista.

Aineiston säilyttäminen ulkomailla

Kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää myös ulkomailla, esimerkiksi pilvipalvelussa, jonka palvelimet ovat toisessa maassa. Tämä on sallittua, kun yhteys aineistoon säilyy ja se on viranomaisen saatavilla Suomesta käsin reaaliaikaisesti tietokoneyhteyden kautta.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että pilvipohjainen kirjanpito on täysin mahdollista, kunhan aineisto on koko ajan luettavissa, tulostettavissa ja tarkastettavissa Suomesta. Vastuu aineiston saatavuudesta säilyy aina kirjanpitovelvollisella, vaikka tekninen säilytys olisi ulkoistettu palveluntarjoajalle.

Kun valitset pilvipohjaista palvelua, kannattaa tarkistaa palveluntarjoajan käytännöt aineiston säilyttämisestä, varmuuskopioinnista ja siitä, miten saat omistamasi aineiston ulos sopimuksen päättyessä. Näin kirjanpitoaineisto pysyy hallinnassasi tilanteesta riippumatta. Eri kirjanpito-ohjelmien vertailuun saat tukea oppaasta kirjanpito-ohjelman valinta .

Muistilista arkistointiin

  1. Erottele tositteet (säilytys 6 vuotta) ja kirjanpitokirjat (säilytys 10 vuotta).
  2. Laske säilytysaika aina tilikauden päättymisestä.
  3. Tallenna aineisto sähköisesti niin, että kirjausketju säilyy.
  4. Varmista, että aineisto on luettavissa ja tulostettavissa koko säilytysajan.
  5. Ota säännölliset varmuuskopiot ja säilytä niitä erillään.
  6. Tarkista pilvipalvelun ja ulkomaisen säilytyksen osalta, että aineisto on saatavilla Suomesta.
  7. Huolehdi datan siirrettävyydestä ohjelmiston vaihtuessa.

Kun arkistointi on alusta asti kunnossa, tilinpäätös, ALV-tarkastukset ja mahdolliset verotarkastukset sujuvat huomattavasti vaivattomammin. Lainsäädännön taustaa avataan oppaassa kirjanpitolain perusteet , ja käytännön ohjeita löytyy oppaasta kirjanpitoaineiston arkistointi oppaassa .

Lue myös