Verkkolasku: Finvoice ja Peppol BIS Suomessa

Verkkolasku on Suomessa vakiintunut ja monessa tilanteessa pakollinen tapa laskuttaa, etenkin julkista sektoria. Käytännössä käytössä on kaksi formaattia: kotimainen Finvoice (TEAPPS-pohja) ja kansainvälinen Peppol BIS Billing 3.0. Pelkkä PDF ei täytä lain tarkoitusta verkkolaskusta, koska se ei sisällä konekielistä, automaattisesti luettavaa dataa.

Pienelle yritykselle helpoin tie on käyttää laskutusohjelmaa, joka tukee molempia formaatteja ja on liitetty välittäjäverkkoon — esimerkiksi pankin, Tieto Evryn tai Maventan kautta. Tämä artikkeli on osa verkkolaskutuksen ja säännösten kokonaisuutta, joka käsittelee laskutuksen, tositteiden ja arkistoinnin vaatimuksia.

Finvoice vai Peppol — mistä on kyse?

Finvoice on Finanssiala ry:n ylläpitämä kotimainen verkkolaskustandardi, joka on laajasti tuettu suomalaisissa pankki- ja taloushallinto-ohjelmistoissa. Peppol BIS Billing 3.0 taas on EU:n laajuinen standardi, jonka päälle rakentuu kansainvälinen Peppol-verkko ja sen osoitteisto. Suomi käyttää molempia rinnakkain — ne ovat osittain päällekkäisiä, mutta julkisen sektorin Hilma-hankinnoissa ja rajat ylittävässä laskutuksessa Peppol on usein vaadittu.

Formaatit pähkinänkuoressa

Yksinkertaistettuna: kotimaiseen B2B-laskutukseen riittää usein Finvoice, kun taas julkiselle sektorille ja EU-rajat ylittäen kannattaa varmistaa Peppol-tuki.

Milloin verkkolasku on pakollinen?

• kaikki laskutus valtion virastoille
• kunnat ja kuntayhtymät
• hyvinvointialueet
• valtion virastojen alaiset yhteisöt

Yksityiset kuluttaja-asiakkaat eivät ole velvollisia vastaanottamaan verkkolaskua, mutta moni iso yritysasiakas vaatii sitä omasta automaatiotarpeestaan. Yrityksellä on lisäksi laissa määritelty oikeus pyytää verkkolasku toiselta yritykseltä — tästä lisää artikkelissa verkkolaskuvelvollisuus yrityksille. Standardien käyttöönoton ja verkkolaskuosoitteen perusteet on käyty läpi artikkelissa verkkolasku, Finvoice ja Peppol.

Mitä verkkolaskussa pitää olla?

• ainutkertainen laskunumero
• myyjän ja ostajan Y-tunnukset
• ostajan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus
• viite tai sopimusnumero (julkisen sektorin vaatimus)
• ALV eriteltynä rivikohtaisesti oikealla kannalla
• maksutiedot (IBAN, viitenumero)
• valuutta eksplisiittisesti mainittuna (EUR)

Käytä myös EAN-13-generaattoria tuotetunnisteiden tarkistukseen tarvittaessa.

Käytännön vaiheet

1. Valitse laskutusohjelma, jossa on Finvoice- ja Peppol-tuki.
2. Sovi välittäjästä (pankki tai erillinen palveluntarjoaja).
3. Hanki Peppol-osoite (esim. 0216:Y-tunnus).
4. Testaa lähetys testivastaanottajalle ennen ensimmäistä oikeaa laskua.
5. Tallenna kopio kirjanpitoon, ks. kirjanpitoaineiston arkistointi ja säilytys.

Verkkolasku osaksi kirjausketjua

Verkkolasku ei ole vain lähetystapa, vaan se on myös tosite, jonka on löydyttävä aukottomasti kirjanpidosta. Jokaisen lähetetyn ja vastaanotetun laskun on oltava jäljitettävissä tositteesta tilinpäätökseen asti. Konekielinen verkkolasku helpottaa tätä, koska data siirtyy automaattisesti taloushallintoon ilman manuaalista tallennusta. Lue lisää siitä, miten lasku liittyy tositteisiin ja aukottomaan kirjausketjuun.

Tyypillisiä virheitä

• verkkolaskuosoite on väärin → lasku ei mene perille
• viitenumero puuttuu → julkinen ostaja palauttaa laskun
• ALV-erittely puuttuu rivikohtaisesti
• valuutta ei ole mainittu eksplisiittisesti (EUR)
• Peppol-osoitetta ei ole rekisteröity → kansainvälinen lasku ei välity

Lue myös pakolliset tiedot laskussa ja arvonlisäverolaki ja vähennysoikeus .

Lähteet

• Valtiokonttori — verkkolaskutus julkiseen sektoriin
• TIEKE — verkkolaskutuksen kotimainen taustaorganisaatio
• Peppol Authority Finland

Lopetus

Verkkolasku on Suomen modernin laskuttajan vakiotapa. Käytä ilmainen lasku -työkalua nopeaan laskutukseen ja kirjanpidon oppaita rutiinin tueksi. Katso hinnat