Verkkolasku, Finvoice ja Peppol

Verkkolasku on rakenteisessa eli konekielisessä muodossa lähetettävä lasku, jonka vastaanottajan järjestelmä pystyy lukemaan automaattisesti ilman manuaalista tallennusta. Suomessa verkkolaskutus on jo arkipäivää: kaksi keskeistä standardia ovat kotimainen Finvoice ja kansainvälinen Peppol BIS. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä verkkolasku tarkoittaa käytännössä, miten verkkolaskuosoite ja operaattori toimivat sekä miten verkkolaskutus otetaan käyttöön suomalaisessa yrityksessä.

Mika verkkolasku on

Verkkolasku eroaa olennaisesti sähköpostin liitteenä lähetettävästä PDF-laskusta. PDF on ihmissilmälle luettava kuva, kun taas verkkolasku sisältää laskun tiedot rakenteisena datana, jonka ostajan ostolaskujärjestelmä tulkitsee automaattisesti. Lasku sisältää myös usein erillisen kuvan, mutta kirjanpidon kannalta ratkaisevaa on koneluettava sisältö.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskun tiedot kuten myyjä, ostaja, summat, arvonlisavero (ALV) ja eräpäivä siirtyvät kentittäin järjestelmästä toiseen. Verkkolaskulla on samat sisältövaatimukset kuin muillakin laskuilla, joten kannattaa varmistaa laskun pakolliset tiedot ennen lähetystä.

Finvoice-standardi

Finvoice on Finanssiala ry:n ylläpitämä suomalainen verkkolaskustandardi, joka on vakiintunut kotimaisessa laskutuksessa. Finvoice on XML-pohjainen kuvaus, jossa laskun jokainen tieto on omassa kentässään. Standardi tukee sekä yritysten välistä laskutusta että kuluttajan e-laskua verkkopankissa.

Finvoicen vahvuuksia ovat:

• laaja tuki suomalaisissa kirjanpito-ohjelmissa ja pankeissa
• yhteensopivuus operaattoreiden ja verkkopankkien välityskanavien kanssa
• vakiintunut käytäntö kotimaisessa yritysverkostossa

Finvoice soveltuu erityisesti kotimaiseen laskutukseen, jossa molemmat osapuolet käyttävät suomalaisia palveluntarjoajia.

Peppol ja EU

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) on kansainvälinen verkosto ja standardisto, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen yli rajojen yhtenäisellä Peppol BIS -muodolla. Peppol perustuu EU:n verkkolaskudirektiiviin ja eurooppalaiseen laskustandardiin (EN 16931), joka määrittää, mitä tietoja sähköisen laskun on sisällettävä.

Peppol on käytännöllinen, kun yritys laskuttaa ulkomaisia asiakkaita tai osallistuu julkisiin hankintoihin muissa EU-maissa. Verkostossa kukin osapuoli liittyy hyväksytyn yhteyspisteen (Access Point) kautta, jolloin laskut kulkevat saman osoitejärjestelmän läpi maasta riippumatta. Moderni laskutuspalvelu osaa usein muuntaa laskun automaattisesti Finvoicen ja Peppolin välillä, joten yrityksen ei tarvitse valita standardia laskukohtaisesti.

Verkkolaskuosoite ja operaattori

Jotta verkkolaskuja voi lähettää ja vastaanottaa, yritys tarvitsee verkkolaskuosoitteen sekä operaattorin tai pankin välittäjäksi. Verkkolaskuosoite on yksilöivä tunnus, joka ohjaa laskun oikealle vastaanottajalle.

Suomessa käytetään tyypillisesti kahta osoitemuotoa:

Operaattori on palveluntarjoaja, joka välittää laskut osapuolten välillä, muuntaa tarvittaessa formaatteja ja huolehtii kuittauksista. Operaattorin tunnus liitetään verkkolaskuosoitteeseen, jotta vastaanottava järjestelmä tietää, mistä kanavasta lasku saapuu. Yrityksen verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen kannattaa olla näkyvissä omilla laskuilla ja verkkosivuilla, jotta asiakkaat osaavat reitittää laskut oikein.

Lahetys ja vastaanotto

Verkkolaskun lähetys lähtee liikkeelle samalla tavalla kuin myyntilaskun tekeminen muutenkin: lasku laaditaan laskutusohjelmassa, ja lähetysmuodoksi valitaan verkkolasku. Ohjelma muodostaa rakenteisen tiedoston ja toimittaa sen operaattorille, joka reitittää sen vastaanottajan operaattorille ja edelleen ostolaskujärjestelmään.

Vastaanotossa prosessi toimii käänteisesti:

1. Saapuva verkkolasku kirjautuu automaattisesti ostolaskujärjestelmään
2. Laskun tiedot tiliöidään, usein osin automaattisesti tiliöintisääntöjen avulla
3. Lasku kierrätetään hyväksyttäväksi
4. Hyväksytty lasku siirtyy maksatukseen ja kirjanpitoon

Koska tiedot siirtyvät koneluettavina, manuaalinen tallennus ja siihen liittyvät näppäilyvirheet jäävät pois. Tämä tukee myös kirjanpidon automaatio -tavoitteita.

Hyodyt vs. paperilasku

Verkkolaskutuksen edut korostuvat erityisesti, kun laskumäärät kasvavat. Verrattuna paperi- tai PDF-laskuun verkkolasku on nopeampi, edullisempi ja virheettömämpi.

Sähköinen muoto helpottaa myös arkistointia ja kirjausketjun säilyttämistä kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Monilla toimialoilla ja julkisissa hankinnoissa verkkolasku on jo edellytys, joten kannattaa tarkistaa verkkolaskuvelvollisuus yrityksille oman tilanteen osalta.

Kayttoonotto

Verkkolaskutuksen käyttöönotto onnistuu pienelläkin yrityksellä muutamalla askeleella:

1. Valitse laskutusratkaisu, joka tukee Finvoice- ja Peppol-muotoja
2. Sovi operaattorista tai pankkikanavasta verkkolaskujen välitykseen
3. Hanki verkkolaskuosoite (OVT-tunnus Y-tunnuksen pohjalta)
4. Lisää osoitetiedot laskuille, sopimuksiin ja verkkosivuille
5. Testaa lähetys ja vastaanotto ennen laajempaa käyttöönottoa

Y-tunnus on osoitteen pohjana, joten varmista, että yrityksesi tiedot ovat ajan tasalla PRH:n kaupparekisterissä ja Verohallinnon rekistereissä. Sekä toiminimi että osakeyhtio voivat ottaa verkkolaskutuksen käyttöön samalla logiikalla; ero on lähinnä laskutusvolyymeissa ja prosessien laajuudessa.

Aiheeseen liittyvaa

• verkkolaskutus ja saannokset -oppaat
• laskun pakolliset tiedot
• myyntilaskun tekeminen
• verkkolaskuvelvollisuus yrityksille
• kirjanpidon automaatio