Verkkolaskun tila ja kuittaukset on käytännön taloushallinnon aihe, jossa hyvä lopputulos syntyy ennen kaikkea selkeästä työnkulusta. Verkkolaskun lähettäminen ei vielä tarkoita, että vastaanottaja on käsitellyt laskun, joten tilatieto ja kuittaukset ovat osa reskontran seurantaa. Verkkolasku on rakenteista dataa, joten sen laatu ratkaisee sekä laskutuksen nopeuden että kirjanpidon luotettavuuden.

Tämä opas on kirjoitettu suomalaiselle yritykselle, joka haluaa pitää kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan tai viranomaisasioinnin hallittuna modernissa ohjelmistossa. Jos tarvitset laajemman kokonaiskuvan, aloita osiosta verkkolaskutus ja säännökset ja palaa tähän artikkeliin käytännön tarkistuslistana.

Milloin asia kannattaa ottaa esiin

Aihe kannattaa nostaa esiin viimeistään silloin, kun tapahtumien määrä kasvaa, vastuuhenkilö vaihtuu, ohjelmisto vaihtuu tai sama virhe toistuu useammalla kaudella. Usein ongelma ei ole yksittäinen tosite, vaan se, ettei yrityksellä ole sovittua tapaa käsitellä poikkeuksia.

Käytännössä työ alkaa näin: Tarkista vastaanottajan tiedot, validoi laskun rakenne, seuraa lähetyksen palautteet, kohdista maksu ja säilytä lasku liitteineen arkistossa. Tämä tekee prosessista toistettavan ja vähentää riippuvuutta yhden henkilön muistista.

Työnkulku ohjelmistossa

VaiheTarkistusOhjelmiston tuki
PerustiedotOnko vastaanottaja, osoite ja formaatti oikein?Asiakaskortti ja verkkolaskuosoite
SisältöOnko laskulla rivit, ALV, viitteet ja liitteet?Pakolliset kentät ja validointi
VälitysMeneekö lasku perille ja tuleeko kuittaus?Lähetysloki ja palautesanomat
KirjanpitoMiten lasku kohdistuu reskontraan ja raportteihin?Tositeketju, maksut ja arkisto

Ohjelmiston tärkein tehtävä on pitää data, hyväksyntä ja raportointi samassa ketjussa. Kun tapahtuma syntyy, sille pitäisi löytyä oikea asiakas, toimittaja, tili, ALV-koodi, kustannuspaikka tai muu tunniste ilman ylimääräistä käsityötä. Samalla käyttäjän pitää nähdä, milloin automaatio on varma ja milloin tapahtuma kuuluu poikkeusjonoon.

Tarkistuslista

  • Varmista, että vastuuhenkilö on nimetty ja varahenkilö tietää missä aineisto sijaitsee.
  • Käytä samoja tunnisteita laskutuksessa, pankissa, kirjanpidossa ja raportoinnissa.
  • Tee poikkeuksille oma käsittelytapa sen sijaan, että ne korjataan hiljaisesti pääkirjaan.
  • Tallenna päätöksen peruste tositteelle, raportille tai sulkukansioon.
  • Vertaa kuukauden lopussa raporttia pääkirjaan ja avoimiin eriin ennen ilmoituksia tai johdon raportointia.

Tarkistuslista kannattaa pitää lyhyenä, mutta sen pitää pakottaa oikeat kysymykset esiin ennen kuin kausi lukitaan. Erityisesti ohjelmiston vaihdossa, tilinpäätöksessä ja viranomaisilmoituksissa pieni ennakkotarkistus säästää paljon korjaustyötä myöhemmin.

Tyypillinen riski

Suurin riski on luottaa PDF-kuvaan, vaikka varsinainen verkkolasku tarvitsee oikeat rakenteiset kentät. Riskin pienentämiseen riittää usein kaksi asiaa: pakolliset perustiedot jo tapahtuman syntyhetkellä ja säännöllinen täsmäytys ennen kuukauden sulkemista.

Jos työnkulku liittyy laskuihin tai tositteisiin, vertaa sitä myös oppaaseen tositteet ja kirjausketju . Jos kyse on ohjelmiston käyttöönotosta tai vaihdosta, hyödyllinen tausta on kirjanpito-ohjelman valinta .

Viranomaisnäkökulma

Tässä artikkelissa ei ole tarkoitus korvata Verohallinnon, Tulorekisterin, PRH:n, YTJ:n tai Valtiokonttorin ajantasaisia ohjeita. Tarkista määräajat, verokannat ja ilmoitustavat aina viranomaisen omasta ohjeesta ennen ilmoittamista tai olennaista muutosta.

Aiheeseen liittyvää