Verkkolaskuvelvollisuus yrityksille

Verkkolaskuvelvollisuus koskee yhä useampaa suomalaista yritystä, ja se on hyvä erottaa kahdesta asiasta: oikeudesta saada verkkolasku ja velvollisuudesta lähettää se. Laki verkkolaskutuksesta antaa B2B-ostajalle oikeuden vaatia myyjältä rakenteinen verkkolasku, ja julkishallinnon hankinnoissa eli B2G-laskutuksessa verkkolasku on käytännössä ainoa hyväksytty muoto. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä laki edellyttää, mille standardille verkkolaskun on perustuttava, ketä poikkeukset koskevat ja miten yritys valmistautuu vaatimuksiin käytännössä.

Laki verkkolaskutuksesta

Suomessa verkkolaskutusta säätelee laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta. Laki pohjautuu EU:n verkkolaskudirektiiviin, jonka tavoitteena on yhtenäistää sähköinen laskutus sisämarkkinoilla ja tehdä laskuista automaattisesti käsiteltäviä. Olennaista on, että verkkolasku tarkoittaa lain mielessä rakenteista, koneluettavaa laskua. Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF-lasku tai skannattu kuva ei ole verkkolasku, koska se ei ole automaattisesti käsiteltävässä muodossa.

Laki ei poista muita laskutuksen velvoitteita. Verkkolaskun on edelleen sisällettävä kaikki kirjanpitolain ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Tarkista nämä erikseen laskun pakolliset tiedot -oppaasta , sillä rakenteinen muoto ei korvaa sisällön vaatimuksia.

Oikeus vaatia verkkolaskua

Keskeisin sääntö on, että yrityksellä on oikeus saada verkkolasku toiselta yritykseltä, jos se sitä erikseen pyytää. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Ostaja voi pyytää myyjältä laskun rakenteisena verkkolaskuna, ja myyjän on toimitettava se.
• Oikeus koskee elinkeinonharjoittajien välistä kauppaa, ei kuluttajille suunnattua laskutusta.
• Pyyntö on tehtävä; myyjällä ei ole velvollisuutta lähettää verkkolaskua, ellei sitä ole pyydetty.

Tämä tekee verkkolaskusta käytännössä standardin yritysten välisessä laskutuksessa: kun yksi osapuoli pyytää, toisen on sopeuduttava. Siksi valmiuden rakentaminen kannattaa, vaikka oma yritys ei vielä itse vaatisi verkkolaskuja sisään.

B2B- ja B2G-vaatimukset

Vaatimukset jakautuvat kahteen tilanteeseen. Alla oleva taulukko kokoaa erot.

B2G-laskutuksessa valtion ja kuntien hankintayksiköt vastaanottavat lähtökohtaisesti vain verkkolaskuja. Jos yrityksesi myy tavaroita tai palveluita julkiselle sektorille, verkkolaskuvalmius on edellytys laskuttamiselle. B2B-puolella velvollisuus syntyy ostajan pyynnöstä, mikä on tärkeä ero: oikeus on aina olemassa, mutta toteutuu vasta kun sitä käytetään.

Vaadittu standardi

Verkkolaskun on oltava eurooppalaisen verkkolaskustandardin EN 16931 mukainen. Suomessa tämä toteutuu yleisesti kahdella muodolla:

• Finvoice, kotimainen verkkolaskuformaatti, jota pankit ja operaattorit tukevat laajasti.
• Peppol BIS Billing, joka on yleisempi rajat ylittävässä ja julkishallinnon laskutuksessa.

Molemmat täyttävät standardin vaatimukset, kun ne ovat ajantasaisten versioiden mukaisia. Laskut välitetään verkkolaskuoperaattorin tai pankin kautta osoitteiston avulla, jossa vastaanottaja tunnistetaan verkkolaskuosoitteella (esimerkiksi OVT-tunnus tai Peppol-tunniste). Lue formaateista tarkemmin oppaasta verkkolasku ja Finvoice .

Poikkeukset

Velvollisuus ei ole täysin ehdoton. Tyypillisiä poikkeustilanteita ovat:

• Pienimmät yritykset, joiden liikevaihto jää laissa määritellyn rajan alle, voivat tietyin edellytyksin olla velvollisuuden ulkopuolella. Raja kannattaa tarkistaa ajantasaisesta lähteestä, koska se voi muuttua.
• Kuluttajalaskutus ei kuulu verkkolaskuvelvollisuuden piiriin lainkaan.
• Tilanteet, joissa verkkolaskua ei teknisesti voida toimittaa tietoturva- tai muista perustelluista syistä, voivat muodostaa poikkeuksen.

Vaikka poikkeus koskisi omaa yritystä, verkkolaskuvalmius on käytännössä kannattava: asiakkaat ja kumppanit odottavat sitä yhä useammin, ja se nopeuttaa koko laskutusprosessia.

Vaikutus käytäntöön

Verkkolaskutus muuttaa laskutusprosessia merkittävästi. Rakenteinen lasku kulkee suoraan järjestelmästä toiseen ilman manuaalista tallennusta, mikä:

1. Vähentää näppäilyvirheitä ja nopeuttaa kierrätystä.
2. Mahdollistaa ostolaskujen automaattisen tiliöinnin ja täsmäytyksen.
3. Parantaa kirjausketjun eheyttä, koska tositteet ovat alusta asti sähköisiä.

Sähköiset tositteet helpottavat myös arkistointia ja koko kirjanpidon automaatiota. Jos haluat ymmärtää, miten rakenteinen aineisto tukee koko prosessia, tutustu siihen, mitä on kirjanpito ja miten tositteet liittyvät kahdenkertaiseen kirjaamiseen.

Valmistautuminen

Käytännön valmistautuminen kannattaa tehdä järjestelmällisesti:

• Valitse verkkolaskuoperaattori tai pankki, jonka kautta lähetät ja vastaanotat laskuja.
• Hanki verkkolaskuosoite ja varmista, että se on rekisteröity osoitteistoon, jotta kumppanit löytävät sinut.
• Tarkista taloushallinto-ohjelmasi tuki Finvoice- ja Peppol-muodoille. ReAI-taloushallinto-ohjelmisto tukee rakenteista verkkolaskutusta osana kirjanpidon työnkulkua.
• Päivitä laskupohjat niin, että kaikki pakolliset tiedot tulevat mukaan rakenteisessa muodossa.
• Testaa lähetys ja vastaanotto ennen kuin siirryt kokonaan verkkolaskuihin.

Y-tunnus ja yrityksen perustiedot ovat osoitteiston perusta, joten varmista että ne ovat ajan tasalla PRH:n kaupparekisterissä ja YTJ:ssä ennen käyttöönottoa.

Jatkolinkit

• verkkolasku ja Finvoice
• laskun pakolliset tiedot
• tositteet ja kirjausketju
• verkkolaskutus ja saannokset -oppaat
• kirjanpidon perusteet