Y-tunnus ja Yritystietojärjestelmä

Y-tunnus on Suomen Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sekä Verohallinnon yhdessä myöntämä numero, joka yksilöi yrityksen. Tunnus on muotoa 1234567-8 ja se annetaan kaikille yritysmuodoille toiminimestä osakeyhtiöön. Käytännössä Y-tunnus on yrityksen virallinen identiteetti: ilman sitä et voi laskuttaa, avata yritystiliä tai ilmoittautua arvonlisäverovelvolliseksi.

Y-tunnus haetaan Yritystietojärjestelmän (YTJ) kautta osoitteessa ytj.fi . Sama lomake hoitaa kerralla kaupparekisteri-ilmoituksen, ALV-rekisteröitymisen, ennakkoperintärekisterin ja työnantajarekisterin. Tämä artikkeli kuuluu yritysmuotoja ja perustamista käsittelevään kokonaisuuteen, joka auttaa valitsemaan oikean yritysmuodon ja hoitamaan perustamisen vaiheet järjestyksessä.

Mitä Y-tunnukseen liittyy?

Y-tunnus toimii avaimena useaan eri viranomaisrekisteriin. Yhdellä numerolla yhdistyvät tiedot, joita PRH ja Verohallinto ylläpitävät yrityksestäsi.

Tiedot näkyvät julkisesti haussa ytj.fi ja PRH:n virre.prh.fi -palvelussa. Julkisuus on tärkeää huomioida: asiakkaasi ja yhteistyökumppanisi voivat tarkistaa rekisteröintisi tilan ja vastuuhenkilöt, joten tietojen ajantasaisuus vaikuttaa suoraan yrityksesi uskottavuuteen.

Hakeminen vaihe vaiheelta

Y-tunnuksen hakeminen kannattaa tehdä heti, kun yritysmuoto ja nimi ovat selvillä. Sähköinen ilmoitus on nopein ja edullisin tapa.

1. Päätä yritysmuoto ja nimi.
2. Kokoa hallituksen tai yrittäjän tiedot.
3. Tee Y-lomake ytj.fi -palvelussa Suomi.fi-tunnistuksella.
4. Maksa käsittelymaksu.
5. Saa Y-tunnus heti tai muutaman päivän sisällä.
6. Tee tarvittaessa erilliset rekisteröitymiset (ALV, työnantaja).

Yritysmuodon valinta kannattaa tehdä huolella ennen ilmoitusta. Lue lisää siitä, kannattaako valita toiminimi vai osakeyhtiö, sekä tutustu toiminimen perustamiseen ja osakeyhtiön perustamiseen PRH:ssa. Muista myös tarvittaessa ALV-rekisteröityminen .

Y-tunnuksen käyttö

Y-tunnus näkyy ja toimii monessa paikassa yrityksen arjessa:

• laskuissa pakollisena tietona, ks. pakolliset tiedot laskussa
• ALV-numerossa (FI-etuliitteen kanssa) EU-myynnissä
• pankkien yritystileissä
• viranomaisten kirjeissä ja palveluissa

Erityisesti EU-myynnissä on tärkeää, että Y-tunnuksesta johdettu ALV-numero on voimassa ja löytyy VIES-palvelusta, jotta yhteisömyynti voidaan käsitellä oikein.

Tietojen ylläpito

PRH ja Verohallinto vaativat, että YTJ-tiedot ovat ajan tasalla. Muutokset on ilmoitettava viipymättä:

• yhtiön nimen tai osoitteen muutos
• hallituksen tai vastuuhenkilöiden vaihdokset
• toimialamuutokset
• toiminnan päättäminen

Rekisteristä poistaminen vaatii erillisen ilmoituksen. Myös yritysmuodon muutokset ja yritysjärjestelyt heijastuvat YTJ-tietoihin — esimerkiksi jakautumisen tai sulautumisen yhteydessä rekisteritiedot päivittyvät vastaamaan uutta rakennetta.

Tosiasiallinen edunsaaja

Osakeyhtiöiden ja muiden yhteisöjen on ilmoitettava tosiasialliset edunsaajat PRH:lle. Tosiasiallinen edunsaaja on luonnollinen henkilö, joka käyttää määräysvaltaa yli 25 % omistuksellaan. Ilmoittamatta jättäminen voi estää pankkipalveluita ja johtaa sanktioihin, joten ilmoitus kannattaa tehdä heti yrityksen rekisteröinnin jälkeen.

Tyypilliset virheet

• toimialakoodi valitaan liian kapeasti
• vastuuhenkilöiden vaihdosta ei ilmoiteta
• ALV-rekisteröinti unohdetaan vaikka toiminta alkaa
• pankkitilin avaaminen yritetään ennen Y-tunnusta

Lopetus

Y-tunnus on suomalaisen yrityksen virallinen identiteetti. Pidä YTJ-tiedot ajan tasalla, valitse perustamisvaiheessa oikea yritysmuoto yritysmuotojen ja perustamisen oppaiden avulla ja käytä suomalaista tilikarttaa sekä kirjanpito-oppaita arjessa. Katso hinnat